Ein Webinar steht an oder die Teilnehmer des Coachings möchten ihre offenen Fragen live in einer Online-Veranstaltung loswerden? Mit der Technik gibt es dabei jedoch regelmäßig Probleme, weil das nötige Knowhow fehlt? Und überhaupt – es ist doch so viel zu tun, wie soll da noch die Konzentration in der Veranstaltung aufrecht erhalten werden? Bei den meisten Coaches gehören Webinare und Co. heute dazu und dennoch geraten viele im Vorfeld ins Schwitzen.
Eine Panne in einer Live-Veranstaltung ist eine der großen Horrorvorstellungen eines jeden Veranstalters. Oft kann das Problem aufgrund mangelnder Kenntnisse nicht schnell genug gefunden und beseitigt werden. Aber es gibt eine Lösung. Erfahrene virtuelle Assistenten wissen, was zu tun ist.
Zu welchen Problemen kann es während eines Online-Events kommen?
Während Veranstaltungen kann es immer wieder zu unvorhergesehenen Problemen kommen, die mit dem nötigen Knowhow jedoch schnell gelöst werden können. Übliche Herausforderungen sind:
- Internetprobleme
So stabil das Internet auch normalerweise sein kann, es ist immer mit plötzlichen Verbindungsabbrüchen oder Instabilitäten zu rechnen. Das bedeutet während einer Veranstaltung meist, dass die Kommunikation verzögert wird, der Call abbricht oder sogar die Plattform vollständig den Dienst versagt.
- Andere Ausfälle
Neben den Internetproblemen kann es auch jederzeit zu Ausfällen des Tons oder der Kamera kommen, sodass ebenfalls die Kommunikation beeinträchtigt wird.
- Bedienungsschwierigkeiten
Sowohl Coach als auch Teilnehmer haben häufig, insbesondere mit ihnen unbekannten Konferenzsoftwares, anfängliche Bedienungsschwierigkeiten. So gelingt es ihnen, beispielsweise nicht, das Mikrofon oder die Kamera zu aktivieren und weitere Funktionen der Plattform zu nutzen.
Mit all diesen Problemen kennt sich eine VA jedoch bestens aus.
Wie kann eine VA bei Online-Veranstaltungen helfen?
Sowohl vor als auch während und nach Webinaren oder Live-Veranstaltungen können virtuelle Assistenten eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen:
- Vor der Veranstaltung
VA können im Grunde die gesamte Veranstaltung inklusive des Teilnehmermanagements vollständig übernehmen und vorbereiten. Sie wählen eine geeignete Plattform aus, laden mögliche Interessenten aus der Zielgruppe ein oder senden die Einladungen an bereits angemeldete Teilnehmer heraus und vieles mehr. Der Coach muss letztlich nur die Inhalte vorbereiten und sich zur Veranstaltung einloggen. Aber psst… Auch die Inhalte kann die VA bei Bedarf nach einem ausführlichen Briefing gegebenenfalls vorbereiten, wenn auch nur teilweise.
Ansonsten konzentriert sich die VA gerne auf die Bereitstellung der technischen Infrastruktur wie beispielsweise die Organisation der benötigten Geräte oder auch die Einstellung von Kamera, Mikrofon, Lautsprecher usw. Zudem kontrolliert sie, ob eine stabile Internetverbindung besteht, testet deren Geschwindigkeit und kann notfalls Maßnahmen zur Problembeseitigung ergreifen.
- Während der Veranstaltung
Ist der Tag der Veranstaltung gekommen, sorgt die VA dafür, dass sich alle Teilnehmer einloggen können und es keine technischen Probleme gibt. Sie behält die Technik während der gesamten Veranstaltung im Auge und kann so eingreifen, sollte es zwischendurch zu etwaigen Problemen kommen.
Gleichzeitig achtet sie darauf, dass Chat-Anfragen beantwortet werden und somit keine Fragen der Teilnehmer offen bleiben. Sie ist somit eine Art Moderator des Events und kann auch mittels Umfragen für Interaktion sorgen.
- Nach der Veranstaltung
Oftmals gilt es nach einer solchen Veranstaltung, die Präsentationsunterlagen an die Teilnehmer zu schicken, Auswertungen zu erstellen oder im Nachgang aufkommende Fragen der Teilnehmer zu beantworten. Auch hier ist eine virtuelle Assistenz zur Stelle und weiß, welche Aufgaben anfallen.
Grundsätzlich verfügen VA über all die nötigen technischen Kenntnisse, die vielen Coaches fehlen und kann so rundum für Lösungen sorgen, damit keine Zeit verloren wird. Auf diese Weise muss sich der Coach ausschließlich auf die Inhalte und deren Präsentation kümmern und sich zudem auch keine Sorgen um die davor und danach anfallenden Aufgaben machen. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern spart im Allgemeinen Zeit.
Wichtig ist auch, dass die Erfahrungen der Teilnehmer durch einen reibungslosen Ablauf selbstverständlich optimiert und deutlich angenehmer gemacht werden.
Die Vorteile der Beauftragung einer VA für Coaches
Einige der Vorteile, die durch die Beauftragung einer VA für Coaches hinsichtlich der Betreuung von Veranstaltungen entstehen, haben wir bereits genannt. Doch das war noch nicht alles.
Da virtuelle Assistenten auf Stunden- oder Projektbasis arbeiten, können diese auch nur entsprechend des eigenen Bedarfs beauftragt werden – problemlos auch kurzfristig! So sind die anfallenden Kosten durch das klare Angebot der VA von vorneherein bekannt und überschaubar. Hierdurch ergibt sich grundlegend eine enorme Flexibilität und, wenn nicht gewünscht, keine langfristige Verpflichtung.
Da einer virtuelle Assistenz im Gegensatz zu einer Angestellten außerdem kein Arbeitsplatz eingerichtet werden muss, fallen auch keine entsprechenden Kosten für die Büroausstattung an und es müssen keine Sozialleistungen bezahlt werden. Um ihre Arbeitsmaterialien etc. kümmert sich die VA als Selbstständige selbst.
Abgesehen von den Kosten profitiert man zudem aber auch von deren Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten im Umgang mit der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Viele VA sind auf diese Dienstleistung spezialisiert und kennen sich somit mit allen damit verbundenen Aufgaben bestens aus. Der effizienten und zeitsparenden Erledigung steht damit nichts mehr im Wege. Der Coach wiederum kann sich auf seine eigenen Aufgaben konzentrieren und alles andere ruhigen Gewissens delegieren.
Fazit
Mit der Unterstützung einer erfahrenen virtuellen Assistenz kann jede Online-Veranstaltung, ob live oder nicht, problemlos vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden. Sie kennt für alle aufkommenden technischen Probleme Lösungen, kann mit Teilnehmern interagieren und weiß, was nach einer solchen Veranstaltung zu tun ist. Coaches müssen sich somit mit technischen und organisatorischen Herausforderungen nicht mehr beschäftigen.
