5 geniale Tools, die dein Leben als VA vereinfachen

Immer mehr Menschen entscheiden sich für ein unabhängiges Leben als VA. Es gibt einem die Freiheit, das zu tun, was man am liebsten macht und man kann in seinem eigenen Tempo arbeiten. Zudem lässt sich die Arbeit von fast jedem Ort der Welt verrichten. Allerdings entstehen mit der beruflichen Freiheit auch ganz neue Herausforderungen, die gemeistert werden müssen. Wir verraten dir, mit welcher Freelancer Software du deine Aufgaben als VA schnell und effizient erledigen kannst!

Insgesamt möchten wir dir fünf verschiedene Programme und Apps für selbstständige Virtual Assistants vorstellen. Sie werden von vielen Freelancern verwendet und werden auch dir mit Sicherheit den Arbeitstag bereichern. Mit den praktischen Tools kannst du deinen gesamten Workflow vereinfachen und Aufgaben deutlich schneller erledigen. Außerdem kannst du deine Kunden durch deine professionelle Arbeit beeindrucken und somit vielleicht weitere Aufträge an Land ziehen. Nachfolgend erfährst du, welche genialen Tools du als VA unbedingt benutzen solltest:

 

1. Toggl

Als VA teilt man sich seine Arbeitszeit selbst ein, was vor allem für unerfahrene Freelancer nicht ganz einfach ist. Aus diesem Grund verwenden bereits mehr als 5 Millionen Menschen die kostenlose Web-App Toggl. Sie macht die Arbeitszeiterfassung zum Kinderspiel und kann für verschiedene Projekte und Tätigkeiten verwendet werden. Durch die genaue Zeitmessung lässt sich die eigene Effizienz steigern und unnötige Zeitfresser bei der Arbeit eliminieren. Die Registrierung ist kostenlos und du kannst direkt mit der Zeitmessung loslegen. Anschließend lassen sich sämtliche Tätigkeiten im Tagesverlauf nachvollziehen. Dank des intelligenten Auswertungssystems werden die Ergebnisse für verschiedene Tage und Wochen in übersichtlichen Diagrammen nachvollziehbar dargestellt. Für Selbstständige ist die kostenlose Version von Toggle Track ideal und für die Arbeitszeiterfassung erste Wahl für Freelancer auf der ganzen Welt.

 

  • Exakte Zeiterfassung für verschiedene Aufgaben und Projekte.
  • Steigert die eigene Effizienz.
  • Kostenlose Version für Freelancer.


     

    2. Monday

    Mit der Möglichkeit, seine Arbeitsabläufe effizient und transparent zu gestalten, ist Monday eines der besten Freelancer Tools für Kollaborationen und sollte an deinem Arbeitsplatz nicht fehlen. Das Work-Operating-System (Work OS oder auch Arbeitsbetriebssystem) ist außerordentlich flexibel und eignet sich für alle erdenklichen Projekte, bei denen Teamarbeit gefragt ist.

    Mit der VA Software hat man alle Projekte und Arbeitsschritte im Blick und kann die verschiedenen Aufgaben perfekt managen. Von der präzisen Projektplanung über die individuellen Tätigkeiten der Team-Mitglieder bis hin zum vollendeten Projekt sorgt das Programm für einen einfachen und unkomplizierten Arbeitsablauf. Dank der intuitiven Oberfläche benötigt man keine langen Erklärungen und kann sich das Programm genau an seine Bedürfnisse anpassen. Das gesamte Projekt, inklusive Datenaustausch und Kommunikation mit anderen Teammitgliedern, kann mit nur wenigen Mausklicks gemanagt werden und wird dir jegliche Zusammenarbeit mit anderen Personen erheblich vereinfachen.

    • Die beste Freelancer-Software für die Zusammenarbeit in Teams.
    • Ermöglicht die detailierte Planung und Durchführung von Projekten.
    • Einfache Kommunikation und zeitsparende Zusammenarbeit.

       

      3. Slack

      Slack ist eine nützliche Messaging-App für Selbstständige, denn man behält jederzeit einen guten Überblick über seine Nachrichten. Es ist eine ideale Alternative zu E-Mail oder anderen Messenger-Diensten. Es ermöglicht die einfache Kommunikation in Gruppen sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen und Organisationen. Mit Slack hast du alle wichtigen Ereignisse im Blick und es gehen keine Informationen mehr verloren.

      Praktischerweise kann jeder Nutzer seine eigenen Channels kreieren und nach Themen und Bereichen sortieren. Somit ist der Austausch unter einzelnen Personen, aber auch in der Gruppe möglich. Durch die Kommunikation im Channel ist jedes Mitglied immer auf dem neusten Stand und kann jederzeit auf alle Informationen und Daten im Channel zugreifen. Eine weitere Besonderheit ist die mögliche Integration von anderen Diensten wie etwa RSS-Feeds, Twitter, Google Drive und mehr, um eine noch effizientere Kommunikation zu ermöglichen.

      • Slack ist ein guter Messenger- und E-Mail-Ersatz für Gruppen.
      • Nach einer kurzen Registrierung kannst du sofort loslegen.
      • Die kostenlose Version speichert die letzten 10.000 Nachrichten.

         

        4. Google Drive/ One Drive

        Google Drive und One Drive haben gemeinsam, dass es sich um eine Cloud-Ablage handelt, die deine Arbeit als VA auf jeden Fall vereinfachen wird. Die in der Cloud gespeicherten Dokumente und Daten können von jedem Ort, der über eine Internetverbindung verfügt, abgerufen, gespeichert und bearbeitet werden. Der kostenlose Cloud-Service ist bis zu einer gewissen Speicherkapazität sogar kostenlos und für die meisten Projekte völlig ausreichend. Wenn du irgendwann doch mehr Speicher benötigst, kannst du deine Cloud für kleines Geld erweitern.

        Da keine Installation nötig ist und die Bedienung der Cloud für jeden schnell erlernt ist, hat heutzutage fast jeder schon einmal einen Cloud-Service benutzt. Für Selbstständige ist das Arbeiten mit der Cloud vorteilhaft, denn man kann auch unterwegs von jedem PC auf seine Arbeit zugreifen oder gemeinsam mit anderen Personen bearbeiten.

        • Ideal, um Daten für die spätere Bearbeitung oder als Backup zu speichern.
        • Man benötigt nur einen Internetzugang.
        • Bearbeiten, Teilen und Speichern von Dokumenten, Bildern und anderen Dateien.


         

        5. Loom

        Mit Loom kann man durch das Aufnehmen und Teilen von Videos und Screencasts (Tutorials) eine persönliche Kommunikation schaffen. Die Freelancer Software wird besonders gerne für Tutorials oder Instruktionen verwendet und selbst komplizierte Anliegen lassen sich mit den verschiedenen Aufnahmefunktionen einfach erklären. Bei einem Screencast werden die Aktivitäten auf deinem Bildschirm gefilmt und können mit Audio sowie einem Video mit deinem Gesicht unterlegt sein. Das fertige Video lässt sich anschließend zuschneiden und auf verschiedenste Arten mit anderen Personen teilen. Sogar Call-to-Action-Buttons können hinzugefügt werden und die Zuschauer haben die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis. Anstatt eine unpersönliche und zeitaufwendige E-Mail zu verfassen, macht man einfach schnell ein Loom-Video, um das aktuelle Projekt zu besprechen.

        • Persönliche Kommunikation.
        • Komplizierte Anliegen lassen sich einfach per Tutorial erklären.
        • Optimale Freelancer-Software für Personen, die keine Zeit verlieren möchten.

         


         

        Noch nicht das passende Equipment? Wir haben dir hier abschließend noch eine Empfehlung unsere Must have Hardware aufgelistet:

        Apple MacBook Air Laptop mit M2 Chip: Handlich, und leistungsstark – perfekt also für deine Tätigkeit als VA. Hier findest du weitere infos zu unserer Mac Book Empfehlung MacBook 2022 13,6“ / MacBook 2022 13“

         

        Webcam Logitech BRIO ULTRA HD Pro Webcam, 4k HD – unschlagbare Bildqualität für einen professionellen Eindruck gegenüber Kunden und Partnern. 

         

        Microsoft Bluetooth Maus schwarz – Preisleistung/ Leistung perfekt!

         

        Jabra Evolve 40 MS Stereo Headset – für ein angenehmes Sounderlebnis während deinen Meetings.

         


         

        Bei so vielen Tools kann man sich schon leicht einmal verzetteln. Wir hoffen also, dass du das ein oder andere Tool noch nicht kanntest und es deinen Arbeitsalltag als VA erleichtert. 

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