Von der Geschäftsführung zur Virtuellen Assistenz

Gastbeitrag von Silja Schneider. 

Hast du dich jemals gefragt, ob ein Titel wirklich definiert, wer du bist und was du kannst? Zu Beginn meiner neuen Selbstständigkeit wurde mir eine Frage gestellt, die mich zum Nachdenken anregte: „Silja, ist es nicht ein Rückschritt, von der Position einer Geschäftsführerin zur Virtuellen Assistentin (VA) zu wechseln?“

Meine Antwort darauf ist kurz und klar: Für mich ist es absolut kein Rückschritt. Ganz im Gegenteil. Es ist die bewusste Entscheidung für die Arbeit, die ich liebe, und für die Freiheit, die ich haben möchte. Wenn ich heute auf meinen Werdegang blicke, sehe ich eine logische Entwicklung, von der vor allem die Unternehmen meiner Kunden profitieren.

Freiheit als höchster Wert und Basis für Erfolg

Als Geschäftsführerin im Einzelhandel war ich selbstständig. Heute, als Virtuelle Assistenz, bin ich es immer noch. Der wichtigste gemeinsame Nenner ist geblieben: Die Freiheit.

• Ich bin frei in meinen Entscheidungen.
• Ich bin frei in meiner Zeiteinteilung.

Diese Werte waren für mich schon immer das höchste Gut. In meiner neuen Rolle als VA kann ich diese Freiheit nutzen, um meine Expertise gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert stiftet. Davon profitieren meine Kunden direkt, denn ich arbeite nicht nur Aufgaben ab, sondern denke als Unternehmerin proaktiv mit. Ein Unternehmen zu führen bedeutet, das große Ganze zu sehen und genau diesen Weitblick bringe ich in jedes Backoffice ein.

Warum eine erfahrene Geschäftsführerin die ideale Unterstützung ist

Manche glauben, eine Assistenz würde nur „zuarbeiten“. Doch wer ein Unternehmen geleitet hat, weiß: Erfolg entsteht durch Struktur und Weitblick. In 12 Jahren als Geschäftsführerin mit bis zu 40 Mitarbeitenden habe ich gelernt, worauf es wirklich ankommt, um ein Business stabil zu halten. Es geht nicht nur um das Erledigen von Listen, sondern um das Management von Erwartungen, Ressourcen und Zeit. Die Eigenschaften, die mich im Einzelhandel erfolgreich gemacht haben, bringe ich heute in jedes Projekt ein:

• Ruhe und Überblick: Wenn im Laden die Hölle los war, musste ich einen kühlen Kopf bewahren. Diese Ruhe bringe ich heute in das Business meiner Kunden, wenn Projekte komplex werden oder das Tagesgeschäft überhandnimmt.
• Struktur und Klarheit: Ein Unternehmen ohne System funktioniert nicht. Ich liebe es, hinter den Kulissen für reibungslose Abläufe zu sorgen und Strukturen zu schaffen, die echtes Wachstum erst möglich machen.
• Empathie und 100 % Aufmerksamkeit: Im Einzelhandel zählt der Moment des Gegenübers. Diese absolute Aufmerksamkeit schenke ich heute meinen Kunden, um ihre Bedürfnisse und die ihrer Zielgruppe wirklich zu verstehen.

Die „Ma’grads“ im Griff: Organisation als Leidenschaft

In meiner Zeit als Geschäftsführerin gab es eine Sache, die mich besonders fasziniert hat: Die unzähligen kleinen und größeren Aufgaben, die im Hintergrund laufen müssen, damit vorne alles glänzt. Ich nenne sie liebevoll die „Ma’grads“ (Kannst du mal gerade…). Oft sind es genau diese Kleinigkeiten, die Unternehmern die Zeit rauben.

Ob es die Organisation von Events, die Reisebuchung oder der Check des Stromvertrags ist, ich habe es schon immer geliebt, diese Fäden in der Hand zu halten. Auch heute sorge ich als VA dafür, dass diese Dinge erledigt sind, bevor sie für den Kunden zum Stressfaktor werden.

Task-Switching: Meine Superkraft aus vielen Jahren Praxis

Ein Punkt, der mir heute besonders zugutekommt, ist die Fähigkeit zum schnellen Fokuswechsel. Im Einzelhandel habe ich jahrelang geübt, blitzschnell zwischen den Welten zu wechseln: Gerade noch am Schreibtisch bei der Planung, im nächsten Moment im Verkauf. Da Kunden immer Vorrang hatten, musste ich Aufgaben oft unterbrechen und später nahtlos wieder aufnehmen.

Dieses Training ermöglicht es mir heute, mühelos zwischen den Bedürfnissen meiner verschiedenen Kunden zu wechseln, ohne die Qualität oder den roten Faden zu verlieren. Während andere durch ständige Unterbrechungen aus dem Flow kommen, bleibe ich konzentriert und sorge dafür, dass kein Detail untergeht.

Backoffice-Expertise seit meiner Kindheit

Meine Liebe zur Ordnung und zu Zahlen ist kein Zufallsprodukt. Ich bin in zwei Familienunternehmen aufgewachsen, einem Einzelhandel und einer Werbeagentur. Schon mit 16 Jahren habe ich angefangen, neben der Schule in der Buchhaltung zu unterstützen. Diese tiefe Verwurzelung in kaufmännischen Prozessen ist mein Fundament.

Heute unterstütze ich kleine Unternehmen, Start-ups und Mittelständler dabei, ihr Backoffice zu optimieren. Ich sorge dafür, dass die Zahlen stimmen und die Kommunikation mit dem Steuerbüro meiner Kunden reibungslos läuft. Dabei arbeite ich mich gerne in bestehende Online-Tools ein, damit die gewohnten Abläufe für meine Kunden bestehen bleiben. Ob vorbereitende Buchhaltung mit DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder die Arbeit mit Tools wie Notion, Slack, MOCO und Microsoft Teams, ich nutze die digitale Welt, um analoge Ordnung zu schaffen.

Mehr als nur Assistenz: Mitdenken auf Augenhöhe

Der Unterschied zu meiner vorherigen Tätigkeit ist, dass ich meine Expertise jetzt für viele verschiedene Kunden einsetze. Dabei gehe ich über die reine Zuarbeit hinaus. Ich bringe Ideen ein, optimiere bestehende Abläufe und treffe eigenständig Entscheidungen, wo es sinnvoll ist.

Wenn ich sehe, dass ein Prozess hakt, schlage ich eine Lösung vor. Wenn eine Deadline naht, habe ich sie bereits auf dem Schirm. Kunden gewinnen dadurch nicht nur Zeit, sondern vor allem mentale Freiheit. Sie wissen: Silja hat es im Griff.

Mein Rat: Hör auf dein Gefühl

Wenn du dich an einem Punkt in deiner Karriere befindest, an dem du dich fragst, ob ein vermeintlicher „Rückschritt“ dich eigentlich glücklicher machen würde: Hör auf dein Gefühl! Mach das, was sich für dich gut und richtig anfühlt.

Am Ende des Tages geht es nicht darum, welchen Titel man trägt, sondern ob man die eigene Arbeit mit Leidenschaft und Überzeugung ausfüllt. Ein beruflicher Wechsel ist dann ein Fortschritt, wenn er dich näher zu deinen wahren Stärken bringt und gleichzeitig einen echten Mehrwert für andere schafft. Für mich war der Schritt zur VA genau dieser Fortschritt und ich freue mich darauf, noch viele weitere Unternehmen auf ihrem Weg zu mehr Struktur zu begleiten.

Wie siehst du das? Hast du auch schon einmal einen mutigen Schritt gewagt, der sich letztlich als riesiger Gewinn für dein Leben und dein Business herausgestellt hat?

Nein! Es ist der Schritt hin zu noch mehr Leidenschaft und Freiheit. Erfahre im Blog, wie meine langjährige Erfahrung als Geschäftsführerin heute das Backoffice meiner Kunden entlastet.

Autoreninformationen

Silja Schneider – Virtuelle Assistenz für Verwaltung, Organisation & Buchhaltung mit langjähriger Geschäftsführungserfahrung.
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