Virtuelle Assistenten unterstützen ihre Auftraggeber proaktiv in diversen Aufgabenbereichen und sind so eine wertvolle Stütze in deren Arbeitsalltag. Damit eine virtuelle Zusammenarbeit jedoch zielführend und somit erfolgreich funktionieren kann, sollten stets einige Regeln beachtet werden. Nur so können schlussendlich auch wirklich die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
Welche Aspekte sind in der Zusammenarbeit zwischen virtueller Assistent und Auftraggeber besonders wichtig? Das möchten wir uns nun ansehen.
1. Kommunikation
Nicht umsonst heißt es in Beziehungen, Kommunikation sei das A und O. Das gilt auch für geschäftliche Beziehungen und erst recht dann, wenn diese nur virtuell stattfinden. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist immer unerlässlich für eine positive und erfolgreiche Zusammenarbeit. Bereits beim ersten Kennenlernen via Telefon oder Video-Call sollte entsprechend alles angesprochen werden, was Auftraggeber wie auch virtuellem Assistenten auf dem Herzen liegt.
Dabei zeigt sich letztlich auch, ob überhaupt „der Funke überspringt“, die nötige Sympathie also erweckt wird. Auch bei virtuellen Zusammenarbeiten ist das essenziell und zeigt sich in der Regel spätestens in einer kurzen Testphase, also beim „Probearbeiten“. Darauf sollte demnach nicht verzichtet werden.
Konkret bedeutet das, dass ein erstes Gespräch sämtliche offenen Fragen klärt, den Umfang der Zusammenarbeit definiert und der virtuelle Assistent im Anschluss exakt weiß, was er zu tun hat. Gleichzeitig soll auch der Auftraggeber wissen, was er erwarten kann und wie die geplante Zusammenarbeit ablaufen wird. Nach diesem Gespräch sollten alle Konditionen und Details vereinbart worden sein. Dann kann das Testarbeiten durchgeführt werden.
Kommt es schließlich zu einer Zusammenarbeit, sollte sich diese offene Kommunikation selbstverständlich fortziehen und regelmäßig erfolgen. Feedbackgespräche sind ebenso wichtig wie schnelle Rückmeldungen bei Fragen oder Problemen. Der virtuelle Assistent muss stets einen oder mehrere Ansprechpartner mit guter Erreichbarkeit haben.
Im besten Fall gibt es in regelmäßigen Abständen Gespräche zur Beurteilung des bisherigen Arbeitsablaufes und für die Abstimmung zukünftiger Aufgaben. So können gegebenenfalls kurzfristig die Feinheiten justiert werden, um es gar nicht erst zu einer Unzufriedenheit oder zu Missverständnissen kommen zu lassen. Vor allem zu Beginn der Zusammenarbeit muss ein virtueller Assistent sich erst einarbeiten und hat gegebenenfalls viele Fragen oder gar Schwierigkeiten.
Transparenz, Wertschätzung, Ehrlichkeit und bei Bedarf auch Kompromissbereitschaft sind bei all dem für beide Parteien besonders wichtige Stichpunkte. Nicht zu vergessen ist allerdings auch ein Austausch auf persönlicher Ebene, um die sonst so professionelle Zusammenarbeit menschlicher zu gestalten. Dabei reicht auch Small-Talk, sofern ehrliche und nicht nur oberflächige Gespräche geführt werden. Niemand muss der Gegenseite die gesamte Lebensgeschichte erzählen.
2. Die andere Sicht
Ein enormer Vorteil für Auftraggeber in der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ist, dass sie es mit einem Experten seines Gebietes zu tun haben. In den meisten Fällen hat dieser tatsächlich deutlich mehr Expertise als der Auftraggeber selbst oder dessen Mitarbeiter.
Das ermöglicht es, eine völlig andere Sicht auf bestimmte Problematiken zu erhalten. Der virtuelle Assistent wird sich in seiner Art und Weise seinen Aufgaben annehmen und diese möglicherweise ganz anders erfüllen, als ein Auftraggeber oder ein Interner dies tun würde. Er ist als Außenstehender schließlich neutral und kennt die Prozesse des Unternehmens zunächst nicht.
Dabei kann man sich sicher sein, dass ein virtueller Assistent stets nur das Beste für das Unternehmen erreichen will. Schließlich hat dieser auch etwas von der Zusammenarbeit – nicht nur monetär, sondern auch hinsichtlich der persönlichen und beruflichen Entwicklung. Ein Blick von einer ganz anderen Seite kann letztlich immer neue Sicht- oder Denkweisen ermöglichen, die gegebenenfalls sogar die Verbesserung bestimmter Prozesse bewirken.
Klar ist in diesem Zusammenhang jedoch auch, dass kein virtueller Assistent einem Auftraggeber „reinreden“ oder diesen zu etwas überreden möchte. Er ist immer noch von extern beauftragt und gehört nicht zum Unternehmen.
3. Die rechtlichen Aspekte kennen: Wissen wir man sicher zusammenarbeitet
Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten bedarf einem enormen Vertrauen. Um zu vermeiden, dass es aus welchen Gründen auch immer zu rechtlichen Problemen kommt, müssen immer einige Vorkehrungen getroffen werden.
So müssen beide Parteien ihre Rechte und Pflichten kennen und sich an Absprachen halten, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten. Zu diesem Zweck sollte eine vertragliche Absicherung erfolgen, wie es auch bei „normalen“ Arbeitsverhältnissen stets der Fall ist. Dabei sprechen wir nicht nur von exakten Briefings zu den Aufgaben des virtuellen Assistenten – es geht um viel mehr.
Ein schriftlicher Vertrag über eine freie Mitarbeit mit allen wichtigen Details ist beispielsweise ein Muss für Auftraggeber und virtuellen Assistenten. Vorlagen hierzu gibt es gleich mehrere, die bereits alle wichtigen Formulierungen enthalten und nach Bedarf angepasst werden können. Auch Datenschutzvereinbarungen, Verschwiegenheitserklärungen und Auftragsverarbeitungsverträge sollten gemeinsam aufgesetzt werden.
Das ist insbesondere dann sehr wichtig, wenn ein virtueller Assistent mit Kundendaten arbeitet oder Unternehmensdaten und interne Passwörter bereit gestellt bekommt. Dabei kann auch festgehalten werden, in welcher Weise Datenübermittlungen stattfinden, damit ein gewisses Maß an Sicherheit gegeben ist. Und bei all den schriftlichen Vereinbaren kann zusätzlich auch geklärt werden, wie die Zeiterfassung und spätere Abrechnung erfolgen.
Die vertragliche Gestaltung der Zusammenarbeit ist insbesondere vor dem Hintergrund der Scheinselbstständigkeit essenziell. Ein virtueller Assistent ist selbstständig und unterliegt daher keiner Weisungsbindung. Er wird nicht in das Unternehmen des Auftraggebers integriert und behält seine unternehmerische Freiheit. Weitere Informationen zum Thema Scheinselbstständigkeit findet ihr auch hier.
Fazit
Bevor die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten beginnt, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten – und das schon bei der Auswahl dessen. Eine gewisse Sympathie sollte immer vorhanden sein, um eine positive Zusammenarbeit anstreben zu können. Dann gilt es, stets offen und ehrlich zu kommunizieren und Rechte und Pflichten ausführlich schriftlich festzuhalten. So kann ein jeder Auftraggeber schließlich von der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten profitieren und einen neutralen Blick auf das eigene Unternehmen erhalten.
