Gastbeitrag von: Kirsten Schözel
… Dann antworte ich: Zu 100% ein Segen! Es sei denn, es läuft einiges schief, weil eine oder beide Seiten noch sehr unerfahren sind. Das muss aber nicht sein! Deshalb habe ich mein erstes E-Book zu genau diesem Thema geschrieben. Es trägt den Titel „Erfolgreiche Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen – Dein Guide zurück zum Kerngeschäft“.
Ich bin nun seit vier Jahren als virtuelle Assistentin selbstständig und unterstütze unterschiedlichste Unternehmen flexibel und remote in den Bereichen Office Management, Administration, Kund:innensupport, Vertrieb und Social Media. Durch meine vielfältige Arbeit habe ich umfassende Erfahrungen in der branchenübergreifenden Remote-Zusammenarbeit gesammelt. Meine Praxisnähe, die enge Zusammenarbeit mit VA-Plattformen wie Va-Finden und mein Einblick in verschiedenste Branchen machen mich zur kompetenten Begleiterin für alle, die ihr Tagesgeschäft erleichtern und endlich Aufgaben outsourcen möchten.
Endlich möchte ich nicht mehr nur im 1:1 mit meiner Arbeit unterstützen, sondern darüber hinaus auch noch mit meinem Wissen. Meine zeitlichen Kapazitäten sind einfach begrenzt und ich hatte Lust, mehr Unternehmer:innen mit meiner Expertise unterstützen zu können. Ich sehe täglich, wie viel Potenzial in meiner Branche steckt und wie sehr diverse Unternehmen von meiner Arbeit und der meiner Kolleg:innen profitieren. Gleichzeitig sehe ich, wie viele Vorurteile und Mythen nach wie vor präsent sind. Für mich war es Zeit, diese aus dem Weg zu räumen und Platz zu machen für die essenziellen Inhalte, die als Wissensgrundlage die Basis großartiger und innovativer Online-Kooperationen bilden.
Aber vorab: Wieso liest du hier von mir?
Quasi seit Tag 1 (genauer seit 2022
) bin ich als virtuelle Assistentin Mitglied bei VA-Finden. Sabrina, ihre Arbeit, ihre Plattform und ihre Tipps und Tricks begleiten mich jetzt also schon seit einiger Zeit. Ich habe dank ihr mit einigen tollen Kund:innen zusammenarbeiten dürfen.
Jetzt, als ich mein erstes E-Book geschrieben hatte und überlegte, wen ich nun mit den Inhalten erreichen möchte, dachte ich unmittelbar an Sabrina und meldete mich bei ihr. Ihr, Sabrinas Zielgruppe, seid in diesem Moment nämlich genau meine: Alle, die Interesse an erfolgreichen Online-Kooperationen haben – egal, ob von Unternehmer:innen- oder VA-Seite aus.
Ich danke Sabrina also an dieser Stelle herzlich für die Plattform und spanne euch nicht mehr länger auf die Folter.
Worum es in diesem Beitrag geht:
Ich nenne dir nun als Vorgeschmack einige Punkte, die mir in den letzten Jahren aufgefallen sind, die innerhalb von Kooperationen vergessen, nicht gewusst oder unterschätzt wurden und in meinem E-Book mit behandelt werden. Vielleicht erkennst du hier schon deine eigenen Wissenslücken oder entdeckst Bereiche, die dich besonders interessieren. Mehr und detailliertere Informationen sowie Konkretisierungen findest du zu jedem Unterpunkt selbstverständlich wie gesagt im E-Book selbst.
- ÜBERFORDERUNG:
Überforderung durch einen Mangel an Wissen begegnet mir sehr häufig. Damit Unternehmer:innen sich erst einmal für diese Art der Zusammenarbeit und eine VA entscheiden können, brauchen sie das nötige Hintergrundwissen. Meistens fängt es schon damit an, dass Begrifflichkeiten wie Freelancer oder VA nicht klar sind oder Unternehmen gar nicht wissen, welche Aufgabenbereiche sie überhaupt outsourcen können. - DESTRUKTIVE GLAUBENSSÄTZE:
Falsche und destruktive Glaubenssätze gehören über Bord geworfen, das muss ich so klar sagen, denn sie halten dich auf. „Ich muss alles allein machen“, „nur so wie ich es mache, ist es richtig“, „ich kann keiner fremden Person mein Business anvertrauen“ oder „Hilfe anzunehmen, ist ein Zeichen von Schwäche“… Ich kann es nicht mehr hören, weil es mir so weh tut und es so falsch ist! Es gibt zahlreiche Beweise dafür, dass das alles nicht stimmt und dass die Möglichkeiten sich vervielfältigen und der Horizont viel breiter wird, wenn man sich durch solche Gedanken nicht mehr selbst sabotiert. Was hier noch mit rein spielt: Es kann durchaus sein, dass du noch nicht bereit bist, Aufgaben abzugeben. Teile des „Babys“ aus den Händen zu geben ist für niemanden leicht und wenn du noch nicht bereit dazu bist, ist vielleicht noch nicht der Moment zum Loslassen gekommen. Auch das ist in Ordnung. - BEDÜRFNISDEFINITION:
Die richtige VA kann für dein Unternehmen nur gefunden werden, wenn du dich, dein Unternehmen, eure Werte und eure Bedürfnisse kennst. Du brauchst schließlich Kriterien, anhand derer du entscheiden kannst, wer dein perfect match ist. Leitfragen können dich hier großartig unterstützen. Klar muss auch sein, weshalb und wofür du Aufgaben überhaupt auslagern willst. Machen dir saisonale Schwankungen oder generell Personalengpässe das Leben schwer und möchtest du skalieren oder nur entlastet werden…? - VA-SUCHE:
Unternehmen wissen oft nicht, wie und wo sie nach einer VA suchen, und sie finden können. Kontakte, Empfehlungen, Social Media Plattformen, Gruppen, Netzwerke und auch Plattformen können der Weg zur perfekten virtuellen Assistenz sein. Hier gibt es kein richtig und kein falsch. Es heißt einfach Zeit investieren und Augen offenhalten. Vergiss bitte nicht, dass es legitim ist, sich Abschlüsse, andere Arbeiten oder Zertifikate zeigen zu lassen sowie Probearbeiten anzufragen. Das ist in Ordnung, steckt ab, ob es passt und verhindert böse Überraschungen zu einem späteren Zeitpunkt, wenn es noch mehr weh tut. - ONBOARDING:
Der Onboarding-Prozess ist unabdingbar. Eine virtuelle Assistenz ist vielleicht selbstständig, aber das bedeutet nicht, dass sie nicht mit dem Unternehmen, den Abläufen und Prozessen vertraut gemacht werden muss. Im Gegenteil. Diesem Part kommt bei der Online-Kooperation eine besonders wichtige Rolle zu, schließlich sitzt sie nicht mitten im Geschehen und kann nicht regelmäßig dem Sitznachbarn eine kurze Frage stellen. - BRIEFING:
Briefing ist nicht gleich Onboarding, aber es ist mit all seinen Bestandteilen und einer Funktionserklärung ebenfalls Teil der ersten Steps einer Zusammenarbeit. Hier wird die VA nämlich konkret für ihre Aufgaben „gebrieft“. Das sorgt für einen roten Faden, der sich durch die Zusammenarbeit zieht und sie erleichtert. - VERTRÄGE:
Offizielle Dokumente wie ein Vertrag gehören einfach vorsichtshalber schriftlich festgehalten. Es gibt zudem viele Punkte, die relevant, aber nicht sonderlich bekannt sind. Beispielsweise kommt die Frage auf, wer die Rechte an erstellten Social Media Inhalten besitzt. In der Regel bleiben die aufgrund der Selbstständigkeit bei deiner VA; aber auch das kann im Vertrag anders geregelt werden. Von dieser Art gibt es viele weitere Punkte, die in Form eines Vertrags für freie Mitarbeitende festzulegen sind. - STEUERLICHES:
Steuerliche Aspekte einer Zusammenarbeit mit VA sind nicht immer klar und liegen nicht für jeden auf der Hand. Du gibst aufgrund der Selbstständigkeit der VA beispielsweise nicht als Arbeitgeber:in, es sollte zwingend eine Scheinselbstständigkeit vermieden werden, Rechnungen müssen gestellt und auf steuerliche Registrierungen geachtet werden… Leichtfertigkeit ist hier schlichtweg fehl am Platz. - DATENSCHUTZ UND SICHERHEIT:
Der ein oder andere Wissensmangel ist sicherlich nur halb so wild. Dann klappt der Meeting-Ablauf eben erst beim dritten Mal so richtig gut und mit dem ein oder anderen Tool kann man erst nach 4 Wochen perfekt umgehen. Es gibt jedoch auch einfach Punkte, die richtig wehtun können, wenn sie schierlaufen, vernachlässigt oder falsch behandelt werden. Dazu gehören die Themen Datenschutz und Sicherheit. Wer hier schludert, muss das im Zweifel teuer bezahlen. - TOOLS:
Es ist cool, wenn du dich mit bekannten und hilfreichen Tools aus der Branche gut auskennst. Sie sind schließlich elementarer Bestandteil der Online-Kooperation. An der Stelle darfst du dich aber auch ein wenig entspannen. Eine VA ist Expertin auf diesem Gebiet und kann dich in der Regel selbst gut mit den Tools vertraut machen, sie dir einrichten und ihre Benefits erklären. Genau dafür ist sie da. Demnach ist das kein Punkt, der für Stress sorgen sollte! - SKALIERUNG:
Skalierung ist ein Thema, das mithilfe einer VA entspannter angegangen werden kann, schließlich bekommst du 2 zusätzliche Hände, die tatkräftig mit anpacken können hinzu. Was passiert aber, wenn diese beiden Hände nicht mehr reichen? Kann ich mir ein ganzes Freelancer.-Team aufbauen, können diese untereinander kooperieren? Hat meine VA ein gutes Netzwerk, dass mich auffängt und hilfreiche Kontakte liefert? Alles Themen, die mitgedacht werden dürfen. - ERFOLGSMESSUNG:
Wann ist eine Zusammenarbeit denn überhaupt erfolgreich? Gute Frage! Erfolg ist ja etwas Individuelles und wird von jedem anders definiert. Wichtig ist nur, dass im Vorhinein definiert wird, was Erfolg ist. Darüber muss gesprochen und die wichtigsten Kennzahlen, Messwerte und KPIs definiert werden. Ohne diese Klarheit fehlen Struktur, Strategie und die richtigen Maßnahmen. - ONLINE-KOMMUNIKATION:
In der Tat: Man sieht sich nicht face-to-face und kann sich nicht berühren. Mit den richtigen Tools und einer guten Kommunikationskultur, tut das der Sache aber keinen Abbruch. Ein offener Austausch, richtiges Zuhören und ein bisschen Humor als Geheimzutat sind wichtig, aber nicht nur online. Auch offline sollte man sich beim Kommunizieren Mühe geben und hinterfragen, was man sagt und wie man es verpackt. Kontinuierliche Updates und eine ausgefeilte Feedbackkultur können in Remote-Zusammenarbeiten viel bewirken. Ehrlichkeit und Klarheit sind von großer Relevanz. Hinzu kommt bei VAs, dass ihre Grenzen respektiert werden müssen. Sie arbeiten nicht nur für eine Person, sondern kooperieren zur gleichen Zeit mit mehreren Unternehmer:innen. Sie sind zwar flexibel, aber nicht rund um die Uhr für einzig und allein dich da. - CHALLENGES:
Not gonna lie: Auch diese Form der Zusammenarbeit bringt Herausforderungen mit sich. Die gute Nachricht ist jedoch: Ich verspreche dir, dass diese in den seltensten Fällen nicht zu meistern sind. In der Regel gibt es erstmal vielfältige Lösungen, die einen sehr guten Umgang mit den häufigsten Challenges bieten. Das Gute: Wir sind uns als Menschen ja alle recht ähnlich und auch der Ablauf einer Remote-Zusammenarbeit ist immer nahezu der gleiche. Mit Erfahrung und Wissensvermittlung, können wir also bei jedem auftretenden Problem eigentlich sofort mit der Lösungsmaschinerie beginnen und mit den richtigen Maßnahmen gegensteuern. Egal ob der Vibe doch nicht stimmt, die VA nicht so richtig Teil deines Teams wird oder Absprachen nicht gut funktionieren: Tools, Tricks und Kniffe sind sofort zur Stelle. - VORTEILE:
Zeit, Flexibilität und geringe Kosten sind Vorteile, die du bei deiner Recherche zum Thema VA unmittelbar findest. Die Benefits umfassen allerdings viel mehr als das und sind zusätzlich von deiner Branche, Nische und Situation abhängig. Generell darf aber immer noch an seltenem Genannten wie die hinzugewonnene globale Perspektive oder das Wachstums- und Skalierungspotenzial gedacht werden. - VORURTEILE:
Zwingend notwendig ist die Entkräftung von Vorurteilen gegenüber Online-Kooperationen. Hier geht es nicht darum, argumentativ überlegen zu sein und sich einen Kampf mit den Skeptiker:innen zu liefern, sondern es geht einfach um das Darstellen der Wahrheit. Weder sind Online-Kooperationen komplizierter, noch leidet die Kund:innenbindung, noch sind Projektarbeiten unmöglich, noch arbeitet man im Homeoffice ineffizienter oder ist zu abgelenkt. Ganz ehrlich: Wir haben 2025, leben im Zeitalter der Digitalisierung und haben zig Möglichkeiten, uns diesen Herausforderungen zu stellen. Das Wissen, wie Kooperationen online funktionieren ist ja da und wird gelebt – jetzt muss es nur noch kommuniziert werden. - BEST-CASE-STUDIES:
Vorteile kann ich mir durchlesen und von vertrauenswürdigen Profis erklären lassen. Dennoch überzeugen Beispiele und konkrete Projekte am ehesten. Best cases müssen noch viel populärer werden und VAs sollten ihre case studies noch mehr herausstellen, damit das Vertrauen wächst. - ZUKUNFTSFÄHIGKEIT:
Was meiner Meinung nach dringend mehr betont werden muss, ist die Zukunftsfähigkeit meiner Branche. Es gibt einen klaren Trend hin zur Flexibilität und Remote-Arbeit. Automatisierungen und technologische Innovationen sind ein zentrales Thema in der virtuellen Assistenz und darüber hinaus Themen, die uns heutzutage ohnehin umtreiben sollten. Es gibt im Laufe der Zeit außerdem immer mehr Branchen und nischige Businesses, da ist es definitiv ein Thema der Zukunft, immer mehr maßgeschneiderte Dienstleistungen und Spezialisierungen anzubieten und vorzuweisen.
Weiterführende Informationen
Wenn du dich genauer zu exakt diesen Themen informieren möchtest, dann schau dir dazu jetzt gerne mein E-Book „Erfolgreiche Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen – Dein Guide zurück zum Kerngeschäft“ an.
Hier findest du alle Informationen auf einen Blick und wirst mit praxisnahem Wissen ausgestattet, das du sofort umsetzen kannst. Ich empfehle dir das E-Book von Herzen, da ich der festen Überzeugung bin, dass es genau das Wissen liefert, was die Zusammenarbeit später leichter, erfolgreicher und erfüllender machen wird. Alle oben aufgelisteten Punkte werden genauestens beleuchtet. Dadurch nehme ich dich step by step chronologisch an die Hand und führe dich langsam aber sicher raus aus der Arbeitsüberlastung und hin zurück zu deinem Kerngeschäft.
Besonders unerfahrene Unternehmer:innen profitieren von dem E-Book, aber auch erfahrene Unternehmer:innen und selbst virtuelle Assistenzen erleben wiederholt Zusammenarbeiten mit Optimierungspotenzial. Auch an dieser Stelle können meine Inhalte greifen.
Wenn du Teil eines KMU bist und vielleicht sogar Lust hast, das hier erlangte Wissen sofort umzusetzen, dann informiere dich über meinen Service sowie über mich und buche dir gerne anschließend ein kostenfreies Erstgespräch, damit ich dich nicht nur mit meinem Wissen, sondern in direkter Zusammenarbeit unterstützen kann.
Autoreninformationen
Kirsten Schözel – Virtuelle Assistentz (Backoffice, Vertrieb, Social Media)
Backoffice mit System – klar organisiert, zuverlässig umgesetzt
Webseite | LinkedIn | Instagram
