Vier Tage im Monat für Vertrieb – reicht das?

Gastbeitrag von: Melanie Brammann

Warum viele Versicherungsagenturen ihr größtes Umsatzpotenzial gerade selbst blockieren – und was sich konkret aendern kann.

Stell dir vor, du fragst einen Agenturinhaber: Wie viele Tage im Monat machst du wirklich Vertrieb?

Die Antwort, die ich in einem Gespräch gehört habe, hat mich nicht überrascht – aber sie hat mich nachdenklich gemacht: Vier Tage. Der Rest geht in Betrieb.

Schadenbearbeitung. Verwaltungsaufwändige Vorgänge. Nachverfolgung. Rückfragen. Und irgendwo dazwischen der Versuch, noch irgendwie präsent für Kunden zu sein.

Das ist kein Einzelfall. Das ist ein Muster, das ich immer wieder erlebe – in Agenturen und Maklerbüros quer durch die Branche.

Frag dich ehrlich:

• Wie viele Tage im Monat machst du aktiv Vertrieb – neue Kunden, Angebote, Nachverfolgung?
• Wie viele offene Vorgänge hast du gerade in deinem System – und wie viele davon bringen dir direkt Umsatz?
• Wann hast du zuletzt eine Woche gehabt, in der du wirklich in Vertriebsthemen gedacht hast – statt nur reagiert?

Wenn du bei einer dieser Fragen kurz innegehalten hast – dann ist dieser Artikel für dich.

Moment 1: Der Betrieb, der den Vertrieb schluckt

Eine Zahl, die ich in einem Vortrag geteilt bekomme, hat sich mir eingeprägt: 600 offene Vorgänge in einer einzelnen Agentur. Nicht bearbeitet, nicht abgeschlossen – einfach offen.

Nicht weil die Menschen dort nicht arbeiten. Sondern weil der Alltag so viel Raum einnimmt, dass strategisches Arbeiten kaum noch möglich ist.

Schadensmeldungen, die nachgefasst werden müssen. Policierungen, die sich verzögern. Vorgänge, die mehrfach angefasst werden, weil sie beim ersten Mal nicht vollständig bearbeitet werden konnten. Und im Hintergrund: Versicherer, die selbst überlastet sind und immer mehr Aufgaben in den Vertrieb zurückspielen.

Das Ergebnis: Der Agenturinhaber macht Betrieb. Vier Tage im Monat bleibt für das, wofür er eigentlich da ist – den Vertrieb.

Frag dich:

• Welche Aufgaben in deinem Alltag könnten genauso gut – oder besser – von jemand anderem erledigt werden?
• Wie viel Umsatz entgeht dir gerade, weil du nicht die Zeit hast, Angebote nachzufassen oder neue Kunden anzusprechen?

Moment 2: Der Denkfehler, der alles blockiert

Wenn ich mit Agenturen über externe Unterstützung spreche, kommt oft sehr schnell ein Vergleich: Das ist doch viel teurer als eine Innendienstkraft.

Und ja – auf den ersten Blick stimmt das. Eine festangestellte Kraft kostet monatlich X. Eine externe Spezialistin kostet pro Stunde mehr.

Aber dieser Vergleich hinkt. Und zwar gewaltig.

Denn eine festangestellte Kraft kostet auch dann, wenn gerade wenig zu tun ist. Sie braucht Einarbeitung, Urlaubsvertretung, Sozialleistungen. Und sie bringt oft nicht die Spezialisierung mit, die in einer Nische wie der Versicherungsbranche wirklich gefragt ist.

Eine externe Spezialistin dagegen bringt sofort Branchenwissen mit. Sie arbeitet dort, wo der Bedarf am größten ist. Und sie macht genau das, was den Betrieb entlastet – damit du wieder Vertrieb machen kannst.

Der entscheidende Gedankensprung: Externe Unterstützung ist keine Kostenstelle. Sie ist ein Umsatzhebel.

Frag dich:

• Was wäre möglich, wenn du 10 Stunden pro Woche mehr für Vertrieb hättest?
• Wie viele Angebote könntest du nachfassen, wie viele Neukunden gewinnen – wenn der Betrieb nicht mehr alles schluckt?

Moment 3: Digitalisierung, die zurückwirft statt vorwärts

Ein weiteres Thema, das in Agenturen gerade viel Energie kostet: Digitalisierung. Klingt nach Fortschritt – fühlt sich aber oft anders an.

Neue Systeme werden eingeführt, bevor die alten Prozesse verstanden sind. Tools versprechen Effizienz, erzeugen aber erst einmal mehr Aufwand. Und das Team kämpft damit, Schritt zu halten – während der nächste Update schon wartet.

Ich habe in Gesprächen erlebt, dass der Begriff Virtuelle Assistenz in Versicherungskreisen regelmäßig mit KI oder Chatbot gleichgesetzt wird. Das zeigt, wie weit die Vorstellung von moderner, spezialisierter Unterstützung in dieser Branche noch von der Realität entfernt ist.

Dabei gibt es längst Möglichkeiten – von Automationsprozessen über strukturierte Vorgangsverwaltung bis hin zu digitalem Lead-Management – die echte Entlastung bringen. Aber nur dann, wenn man vorher weiß, wo die eigentlichen Baustellen sind.

Frag dich:

• Weisst du, welche drei Prozesse in deiner Agentur die meiste Zeit kosten – und ob diese Zeit gut investiert ist?
• Wann hast du zuletzt einen ehrlichen Blick auf deine Abläufe geworfen – nicht um sie zu rechtfertigen, sondern um sie zu verstehen?

Was wirklich hilft: Erst verstehen, dann verändern

Bevor irgendeine Maßnahme Sinn macht – sei es externe Unterstützung, neue Tools oder veränderte Prozesse – braucht es einen klaren Blick auf die Ausgangslage.

Was ich in meiner Arbeit immer als ersten Schritt mache: eine Art Bestandsanalyse. Wo verliert der Betrieb Zeit? Welche Vorgänge ziehen sich immer wieder? Wo steckt ungenutztes Umsatzpotenzial?

Jede Agentur ist anders. Jeder Betrieb hat seine eigenen Muster. Deshalb gibt es hier keine Einheitslösungen – sondern individuelle Hebel, die wirklich etwas bewegen.

Was ich aber in fast allen Gesprächen höre: Der größte Hebel ist nicht, mehr zu arbeiten. Er ist, anders zu priorisieren.

Das kannst du mitnehmen:

• Vertrieb, der im Betrieb versinkt, ist kein Fleissigkeitsproblem – es ist ein Strukturproblem.
• Der Vergleich externe Kraft vs. Innendienstkraft greift zu kurz. Die richtige Frage ist: Was kostet mich das Nichttun?
• Digitalisierung entlastet nur dann, wenn die Prozesse darunter stimmen.
• Externe Unterstützung ist keine Ausgabe. Sie ist eine Investition in die Zeit, die du für Vertrieb brauchst.
• Der erste Schritt ist immer derselbe: ehrlich hinschauen, wo die größten Baustellen wirklich sind.

Bereit, deinen Vertrieb wieder zum Vertrieb zu machen?

Wenn du dich in einem dieser Momente wiedererkannt hast – lass uns in einem kostenlosen Erstgespräch schauen, wo bei dir der größte Hebel liegt.