Yvonne Koch
Über mich
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen arbeiten mit gewachsenen Büro- und Backoffice-Strukturen, die im Alltag nicht mehr zuverlässig tragen.
Abläufe greifen nicht mehr, Zuständigkeiten sind unklar, Informationen liegen verteilt und Abstimmungen nehmen ständig zu.
Genau hier setze ich an.
Als Strukturarchitektin für Backoffice-Strukturen analysiere ich bestehende Ablagen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe und entwickle daraus klare, funktionierende Strukturen – digital und vor Ort.
Mein Fokus liegt nicht auf immer neuen Tools, zusätzlicher Komplexität oder dauerhafter Assistenz, sondern auf tragfähigen Systemen, die eigenständig funktionieren und im Alltag entlasten.
Schwerpunkte meiner Arbeit:
• Aufbau klarer Ablage- und Dokumentenstrukturen
• Strukturierung gewachsener Büro- und Backoffice-Abläufe
• Klärung von Zuständigkeiten und Arbeitswegen
• Reduzierung von Abstimmungs- und Suchaufwand
• Schaffung stabiler, nachvollziehbarer Organisationsstrukturen
Projektbezogene operative Unterstützung übernehme ich gezielt dort, wo Strukturen aufgebaut, umgesetzt oder stabilisiert werden müssen – nicht als dauerhafte Auslagerung von Chaos.
Bildung
BCW Essen 2016
IHK Officemanagerin
Berufsbegleitende IHK-Weiterbildung mit Schwerpunkt auf Controlling, Projektmanagement, HR, Führungstechniken, Konfliktmanagement und Qualitätsmanagement. Fokus auf effizientes Office-Management, strukturierte Prozesse und professionelle Kommunikation.
DB Training 2018
Basiswissen Projektassistenz
Fundierte Einführung in die Aufgaben der Projektassistenz: Strukturierung von Projektabläufen, Termin- und Aufgabenkoordination, Protokollführung, Dokumenten- und Informationsmanagement, Meeting-Vor- und Nachbereitung sowie professionelle Kommunikation mit internen und externen Schnittstellen. Vermittelt wurden außerdem Grundlagen der Projektphasen, des Risikobewusstseins, der Statusberichte und des Reportings. Schwerpunkt: effiziente Organisation, vorausschauendes Arbeiten und zuverlässige Unterstützung der Projektleitung.
Arbeit & Erfahrung
StrukturWerk - YK Büroorganisation mit System 11/01/2025
Virtuelle Assistentin
Unterstützung von Selbstständigen und kleinen Unternehmen im strukturierten Backoffice. Schwerpunkte: Terminmanagement, Dokumenten- und Ablagestrukturen, E-Mail-Organisation sowie Prozessoptimierung zur nachhaltigen Entlastung im Arbeitsalltag.
Portfolio
