Vivien Elbauer
Über mich
Seit über 15 Jahren unterstütze ich Unternehmen in den Bereichen Assistenz, Projekt- und Aufgabenkoordination sowie Backoffice. Ich strukturiere Abläufe, behalte den Überblick und sorge für eine zuverlässige Umsetzung im Tagesgeschäft.
Zu meinen Schwerpunkten gehören unter anderem:
– Assistenz & Backoffice-Unterstützung im Tagesgeschäft
– vorbereitende Buchhaltung (z. B. Belege, Rechnungen, Abstimmung mit Steuerbüros)
– Kundenkommunikation und Korrespondenz
– Projekt- und Aufgabenkoordination
– Websitepflege bestehender WordPress-Webseiten (Elementor)
– SEO-nahe Optimierung vorhandener Inhalte und Seitenstrukturen (Onpage-Umsetzung)
Digitale Tools setze ich gezielt ein, um Organisation, Texte und Abläufe effizient und praxistauglich zu unterstützen.
In der Zusammenarbeit bin ich verlässlich, strukturiert und transparent. Klare Absprachen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe sind für mich selbstverständlich.
Weitere Informationen zu meinem Leistungsangebot finden Sie hier: https://vivien-elbauer.de
Bildung
Stadt. Berufsschule für Bürokommunikation und Industriekaufleute 2006
Industriekauffrau
Arbeit & Erfahrung
Eventagentur 01/01/2024
Virtuelle Assistenz / Backoffice & Buchhaltung
Freiberufliche Unterstützung im Backoffice mit Schwerpunkt auf vorbereitender Buchhaltung, Rechnungs- und Belegmanagement (Datev Unternehmen online) sowie organisatorischen Aufgaben. Unterstützung bei der Koordination laufender Projekte, Termin- und Aufgabenorganisation sowie der strukturierten Abwicklung administrativer Prozesse. Mitarbeit bei der Pflege und inhaltlichen Strukturierung der Unternehmenswebsite (CMS: Squarespace) sowie SEO-nahen Onpage-Anpassungen im Rahmen bestehender Inhalte.
Selbstständige Einzelunternehmerin (Praxisbetrieb 12/01/2025
Virtuelle Assistenz / Projekt- & Prozessunterstützung
Projektbezogene Unterstützung bei der Organisation und Strukturierung administrativer Abläufe. Begleitende Unterstützung bei der SEO-nahen Optimierung der Website, der Optimierung und Pflege des Google Unternehmensprofils sowie der Strukturierung von Inhalten und Informationen. Zusätzlich Unterstützung bei der Vereinfachung und Automatisierung einzelner Arbeitsprozesse, u. a. durch den Einsatz individuell angepasster KI-gestützter Lösungen (Custom GPTs) im Projektkontext.
Wissenschaftliche Einrichtung (Medizin & Weiterbildung) 08/01/2010 - 07/31/2025
Projekt- und Teamassistenz / Backoffice
Langjährige Tätigkeit in der Projektassistenz mit Schwerpunkt auf Organisation, Backoffice und administrativer Unterstützung. Betreuung von Kundenanfragen, Teilnehmermanagement für Veranstaltungen und Trainings, Koordination von Abläufen sowie Rechnungsstellung, Auftragsabwicklung und Reporting.
Eventagentur 09/01/2006 - 07/31/2010
Veranstaltungs- und Teamassistenz / Organisation
Organisation und administrative Unterstützung von Projekten und Veranstaltungen, Kundenkommunikation, Teilnehmermanagement sowie Abstimmung mit Dienstleistern und internen Teams.
