Sonja Wischmann

Ich halte dir den Rücken frei – mit Struktur, Weitblick und einem Blick fürs Wesentliche.

Als Business & Operations Assistenz unterstütze ich kleine Unternehmen und Selbstständige dabei, den Überblick zu behalten, Prozesse zu optimieren und den Arbeitsalltag spürbar zu entlasten.

Mein Ziel ist es nicht, einfach nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern mich so in dein Business einzuarbeiten, dass ich komplette Themen eigenständig übernehmen kann. Ich denke mit, erkenne Optimierungspotenziale und übernehme Verantwortung, damit im Hintergrund alles einwandfrei funktioniert und du nicht ständig hinterherlaufen musst.

Ob Business- oder persönliche Assistenz: Ich sorge für klare Abläufe, eine strukturierte Organisation und dafür, dass nichts untergeht.

Wobei ich dich unterstützen kann und worin ich richtig gut bin:

• Business Operations
  Executive Support & Office Management
  E-Mail- & Kalendermanagement inkl. Priorisierung, Korrespondenz und Terminorganisation
  Projektmanagement: Planung, Koordination, Deadlines, Follow-ups & Statusübersichten
  Prozessoptimierung & Workflow-Management
  Aufbau von Projektstrukturen, SOPs & Dokumentationen
  Meeting- & Eventkoordination
  Angebots-, Auftrags-, Rechnungs- & Vertragsmanagement
• Customer Relationship
  Professionelle Kundenkommunikation per E-Mail, Telefon & digitalen Kanälen
  Customer Relationship Management & CRM-Pflege
  Kunden-Onboarding & Begleitung von Kundenprozessen
  Terminvereinbarung, Rückfragen & zuverlässige Follow-ups
  Schnittstellenkommunikation mit Kunden, Partnern & Dienstleistern
  Vertriebsunterstützung: Leadqualifizierung, Erstkontakt & Angebotsnachverfolgung
• Travel Management
  Geschäftsreiseplanung für Einzelpersonen & Teams
  Flug-, Hotel- & Mietwagenrecherche und Buchung
  Termin- und Reiseabläufe sinnvoll aufeinander abstimmen
  Transfers, Restaurants, Aktivitäten & Zusatzleistungen organisieren
  Umbuchungen, Stornierungen & Kommunikation mit Anbietern
  Individuelle Reisepläne & übersichtliche Reiseunterlagen erstellen
  Recherche von Destinationen, Optionen & passenden Empfehlungen

Was mich auszeichnet:

Ich arbeite ruhig, zuverlässig und denke auch mal um die Ecke. Dabei ist es für mich selbstverständlich, Verantwortung zu übernehmen und selbstständig zu arbeiten.

Neue Themen, Tools oder Branchen schrecken mich nicht ab. Ich arbeite mich schnell in neue Aufgaben ein, denke lösungsorientiert und bearbeite Aufgaben so, als wären sie meine eigenen.

Dabei ist mir eine vertrauensvolle und langfristige Zusammenarbeit besonders wichtig. Ich möchte nicht nur unterstützen, sondern gemeinsam mit meinen Kunden wachsen, Prozesse nachhaltig verbessern und ihnen dauerhaft den Rücken freihalten.

Einblicke aus meiner Praxis

• Aufbau strukturierter Workflows in Asana, unter anderem für Anfrage-, Angebots- und Rechnungsprozesse sowie das Onboarding neuer Mitarbeitender
• Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Events – von der Planung bis zur Koordination aller Beteiligten
• Persönliche Assistenz für Unternehmer:innen mit mehreren Unternehmen, inklusive Terminmanagement, Reiseplanung, Bestellungen und Kommunikation mit Dienstleistern
• Entwicklung von Präsentationen, Webinarunterlagen und visuellen Konzepten in Canva und PowerPoint
• Organisation eines Messe-Caterings mit bis zu 150 Personen inklusive Personal-, Material- und Ablaufkoordination
• Optimierung administrativer Abläufe sowie Einführung digitaler Strukturen für mehr Übersicht und effizientere Zusammenarbeit
• Entwicklung von KI-Automationen für bestehende Aufgaben und Prozesse (Make, Codex)

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