Philine Hildebrandt

Executive Assistance | Backoffice | Prozessmanagement
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philinehildebrandt@gmail.com
Deutschland

Über mich

Ich unterstütze Selbstständige und Unternehmen dabei, ihre administrativen Abläufe zu strukturieren, Prozesse effizient zu gestalten und den Überblick im Tagesgeschäft zu behalten.

Mit über 11 Jahren Berufserfahrung als Verwaltungsfachangestellte bringe ich umfangreiche Erfahrung in den Bereichen Executive Assistance, Organisation, Koordination, Kundenkommunikation und Prozessmanagement mit. Komplexe Abläufe zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und verlässliche Prozesse zu schaffen, gehört seit vielen Jahren zu meinem Berufsalltag.

Ich arbeite eigenständig, vorausschauend und lösungsorientiert. Dabei übernehme ich nicht nur Aufgaben – ich denke mit, erkenne Optimierungspotenziale und finde pragmatische Lösungen, die meinen Kundinnen und Kunden spürbar Zeit und Freiraum verschaffen.

Dank meiner schnellen Auffassungsgabe arbeite ich mich zügig in neue Themen, digitale Tools und Unternehmensprozesse ein. Eine freundliche und professionelle Kommunikation – schriftlich wie mündlich – ist für mich ebenso selbstverständlich wie Zuverlässigkeit, Diskretion und termingerechtes Arbeiten.

Mein Ziel ist es, Unternehmerinnen und Unternehmer im Backoffice und in ihrer täglichen Organisation so zu entlasten, dass sie sich auf das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren können.

Bildung

NSI Oldenburg 2015

Verwaltungsfachangestellte

Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten am Niedersächsischen Studieninstitut Oldenburg

Arbeit & Erfahrung

Stadt Oldenburg 09/01/2021

Verwaltungsfachangestellte

Bearbeitung von Mahn- und Vollstreckungsverfahren, eigenständige Aktenbearbeitung, Korrespondenz mit Bürgern und Behörden, Fristenmanagement, strukturierte Dokumentenverwaltung sowie Organisation und Verwaltung komplexer Verwaltungsprozesse.

Pole Faction 05/28/2026

Virtuelle Assistentin - Backoffice & vorbereitende Buchhaltung

• Backoffice • vorbereitende Buchhaltung (Belegmanagement) • Rechnungsstellung • Termin- und Trainerkoordination • Organisation von Junggesellenabschieden • E-Mail- und Dokumentenmanagement

Ankerkraut 05/07/2026 - 05/31/2026

Community Managerin

• Community Management • Kundenkommunikation • Social Media Support

Brightest GmbH 06/24/2026

Certification Administration Assistant / Supervisor

• Beaufsichtigung von Zertifizierungsprüfungen • Betreuung der Teilnehmenden • Sicherstellung der Prüfungsabläufe • Einhaltung von Prüfungsrichtlinien

Portfolio

Fähigkeiten

Backoffice
95%
Organisation
95%
E-Mail-Management
95%
Terminmanagement
90%
Vorbereitende Buchhaltung
80%
Rechnungsstellung
80%
Dokumentenmanagement
90%
Kundenkommunikation
90%
Community Management
75%
Social Media Management
70%