Maria Kirchhoff
Über mich
Ich unterstütze dich als Projektassistenz / Remote Assistenz dabei, deinen Arbeitsalltag zu entlasten, Abläufe zu strukturieren und mehr Zeit für dein Kerngeschäft zu gewinnen – inklusive Unterstützung bei Social Media und sichtbaren Kundenkontaktpunkten.
Dabei unterstütze ich dich konkret bei:
– Sichtung, Strukturierung und Priorisierung deiner E-Mail-Postfächer sowie Termin- und Kalendermanagement
– Bearbeitung von Kundenanfragen über Telefon, E-Mail, Chat und Social Media inklusive Dokumentation in CRM-Systemen
– Recherchen, Vergleichen und der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen in übersichtlichen Tabellen, Präsentationen oder PDFs
– Organisation und Koordination von Meetings, Webinaren, Veranstaltungen, Reiseabläufen sowie Aufgaben- und Projektübersichten
– operativer Betreuung von Instagram- und Facebook-Kanälen inklusive Redaktionsplanung, Captions, Canva-Designs, einfachen Reels und Vorlagensets
Das bedeutet für dich: Du gewinnst spürbar Zeit, Übersicht und Entlastung im Tagesgeschäft. Kundenanfragen werden zeitnah bearbeitet, Informationen nachvollziehbar dokumentiert und Projekte kontinuierlich vorangebracht. Recherchen und Vergleiche bereite ich so auf, dass Entscheidungen leichter und schneller getroffen werden können. Durch gepflegte Daten, klare Strukturen und nachvollziehbare Prozesse gehen weniger Informationen verloren und offene Punkte bleiben im Blick.
Die Zusammenarbeit beginnt mit einem persönlichen Kennenlernen, in dem wir Aufgaben, Ziele, Prioritäten und Erwartungen klären. Anschließend legen wir fest, welche Bereiche ich übernehme, welche Abstimmungen notwendig sind und wie wir kommunizieren. Nach einer kurzen Einarbeitung arbeite ich eigenverantwortlich innerhalb klarer Abläufe, halte Fristen und To-dos im Blick und informiere dich regelmäßig über den aktuellen Stand. Bei Unklarheiten frage ich gezielt nach, denke mit, erkenne Lücken und bringe passende Lösungsvorschläge ein. Verbindlichkeit, transparente Kommunikation und ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen sind für mich selbstverständlich. Die Zusammenarbeit kann projektbezogen, stundenweise oder als laufende Unterstützung erfolgen und sich flexibel an deinen tatsächlichen Bedarf anpassen.
Ich bringe langjährige Erfahrung in Kundenkommunikation, Organisation und der strukturierten Begleitung von Arbeitsabläufen mit – unter anderem aus meiner Tätigkeit als Bildungsreferentin, Standortleitung und der Mitarbeit in einem Gremium. Aktuell betreue ich Kunden im Homeoffice telefonisch, per E-Mail und im Chat, dokumentiere Anliegen in CRM-Systemen, verfolge Vorgänge nach und kommuniziere lösungsorientiert. Im Social-Media-Bereich arbeite ich sicher mit Canva, entwickle Content-Ideen, Redaktionspläne, Captions, Präsentationen sowie Posts, Storys, Flyer und bearbeitbare Vorlagen. Mein besonderer Mehrwert liegt in der Verbindung aus Organisation, Kundenverständnis und Kreativität: Ich setze Aufgaben zuverlässig um, erkenne Zusammenhänge und bringe gleichzeitig sinnvolle Verbesserungsvorschläge ein.
Wenn du dir Unterstützung wünschst, die dir den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und im Hintergrund für Struktur sorgt, freue ich mich auf deine Nachricht.
