Laura Gillessen
Über mich
Ich unterstütze Unternehmer, Coaches und Teams dabei, ihre Abläufe zu strukturieren und operative Aufgaben im Businessalltag zuverlässig umzusetzen – damit mehr Übersicht entsteht und wichtige Themen planbar vorankommen.
Hi, ich bin Laura.
Als Virtuelle Assistentin übernehme ich strukturierende und koordinierende Aufgaben im Hintergrund – dort, wo viele Themen zusammenlaufen und verlässliche Unterstützung gebraucht wird. Mein Fokus: klare Prozesse, ruhige Organisation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Wobei ich konkret unterstütze
Backoffice & Organisation
E-Mail- und Kalendermanagement, CRM- und Dateipflege, Dokumentenvorbereitung, Pflege von Arbeitsübersichten und Prozessdokumentation.
Ergebnis: Dein Tagesgeschäft läuft geordnet, nichts geht unter.
Terminmanagement & Projektorganisation
Terminabstimmung, Agenda- und Protokollvorbereitung, To-dos nachverfolgen, Deadlines und Übergaben im Blick.
Ergebnis: Projekte kommen stetig voran – ohne Nachfassen.
Podcast Management
Themen- und Gästeplanung, Interviewkoordination, Audioschnitt und Bearbeitung, Shownotes pflegen, Upload und Veröffentlichung.
Ergebnis: Dein Podcast erscheint regelmäßig und professionell, ohne dass du Kleinteile steuern musst.
Onlinekurs-Support
Kursbereiche strukturieren, Inhalte und Materialien pflegen, Mitgliederbereiche organisieren, Zugänge testen und Updates einspielen.
Ergebnis: Teilnehmende finden sich sofort zurecht und der Kursbetrieb läuft stabil.
Recherche & Recruiting-Unterstützung
Gezielte Online-Recherchen, Bewerbungskoordination, Kommunikation mit Kandidat:innen und Terminplanung im Prozess.
Ergebnis: Du triffst Entscheidungen schneller und behältst den Überblick.
Community & Social Media Support
Betreuung von Community-Plattformen oder Gruppen, Beantwortung von Nachrichten/Kommentaren, Moderation einfacher Aktivitäten, Vorbereitung und Planung wiederkehrender Posts.
Ergebnis: Deine Community fühlt sich betreut und die Abläufe sind planbar.
Zu mir
Ich arbeite dreisprachig (DE/EN/ES), strukturiert und mitdenkend. Meine Erfahrung aus Tourismus, Convention Sales, Unterricht und Projektorganisation prägt meine Arbeitsweise: pragmatisch, organisiert und lösungsorientiert.
Wenn das passt, schreib mir gern.
Bildung
Fachhochschule Westküste 2015-2018
Bachelor of Arts (B.A.) - International Tourism Management
Bachelorstudium Tourismusmanagement (B.A.) mit Schwerpunkten in Destinationsmanagement und Personalmanagement. Praxisorientierte Ausbildung mit fundierten betriebswirtschaftlichen Kenntnissen sowie Kompetenzen in Organisation, Projektkoordination, Kundenkommunikation und strukturierten Arbeitsabläufen.
Arbeit & Erfahrung
09/15/2025
Virtuelle Assistenz
Virtuelle Assistentin im organisatorischen Support eines Unternehmers mit Beteiligungen an mehreren Unternehmen. Regelmäßige Abstimmung in wöchentlichen Planungsterminen sowie Strukturierung und Priorisierung von E-Mail-Kommunikation, Durchführung von Recherchearbeiten, Koordination von Bestellungen und Unterstützung bei administrativen sowie vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben im operativen Tagesgeschäft. Enge Zusammenarbeit im Rahmen einer persönlichen Assistenzrolle mit Fokus auf Struktur, Übersicht und zuverlässiger Umsetzung im Hintergrund.
Deutsche Schule Managua 03/04/2024 - 12/31/2025
Projektkoordinatorin "Experiencia Alemania"
Projektkoordination im Aufbau und in der Umsetzung eines internationalen Bildungsprojekts. - Aufbau und Pflege von Partnerschaften mit Agenturen und Schulen in Deutschland - Erstellung von Informationsmaterialien sowie Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen für Eltern und Interessierte. - Beratung von Teilnehmenden und kontinuierliche Abstimmung zwischen Schule, Partnerorganisationen und weiteren Beteiligten. - Zusätzlich Entwicklung von Maßnahmen zur Bekanntmachung des Projekts und Unterstützung bei organisatorischen Marketingaktivitäten.
Scandic Hamburg Emporio 10/07/2019 - 08/31/2023
Convention Sales Managerin
- Bearbeitung und Betreuung von Veranstaltungsanfragen mit Fokus auf Abstimmung zwischen Kund:innen, internen Abteilungen und externen Partnern. - Erstellung von Angeboten, Koordination organisatorischer Abläufe sowie Begleitung der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. - Durchführung von Abstimmungsterminen mit beteiligten Teams zur Sicherstellung klarer Aufgabenverteilung und strukturierter Prozesse. - Zusätzlich Verhandlung und Koordination von Anpassungen im Rahmen von Veranstaltungsänderungen und Stornierungen während der COVID-19-Phase.
Portfolio
