Julia Zimmermann

Wenn ein Unternehmen wächst, wächst der operative Ballast mit. Prozesse stecken im Kopf der Geschäftsführung, Wissen verteilt sich auf einzelne Personen, und das Tagesgeschäft läuft nur, solange jemand ständig hinterher ist.

Genau da setze ich an.

Ich unterstütze Unternehmen mit Team dabei, ihre internen Abläufe zu strukturieren und den operativen Alltag zuverlässig zu führen. Ich analysiere bestehende Prozesse, dokumentiere sie sauber und übernehme anschließend die Umsetzung im Tagesgeschäft.

Das Ergebnis meiner Arbeit ist kein Konzept, sondern ein funktionierender Ablauf.

In der Praxis bin ich dabei meist die Ebene zwischen Geschäftsführung und Team: Ich koordiniere die operativen Abläufe, arbeite neue Mitarbeitende ein und stelle sicher, dass Aufgaben verlässlich und nach den vereinbarten Standards erledigt werden.

MEINE LEISTUNGSBEREICHE

BUSINESS OPERATIONS – der laufende Betrieb

– Operative Entlastung der Geschäftsführung

– Backoffice und Administration

– Aufgaben-, Termin- und Fristenkoordination

– Teamkoordination und operative Anleitung

– Schnittstelle zwischen Team, Geschäftsführung und Entwicklung

– Erkennen und Melden von Prozessfehlern aus dem laufenden Kundenkontakt

– Dokumenten- und Datenpflege

PROZESS- & WISSENSMANAGEMENT – Struktur, die bleibt

– Analyse bestehender Abläufe und Erkennen von Engpässen

– Workflow-Optimierung

– Erstellung von SOPs und Prozessdokumentationen

– Aufbau und Pflege von Wissensdatenbanken

– Onboarding-Konzepte für neue Mitarbeitende und virtuelle Assistenzen

– Neue Aufgaben übernehmen, daraus einen verlässlichen Ablauf entwickeln, dokumentieren und an das Team übergeben – Struktur, die auch ohne mich funktioniert

KAUFMÄNNISCHE ABLÄUFE – saubere Prozesse, klare Zahlen

– Debitorenmanagement

– Rechnungsstellung und Rechnungskorrekturen

– Überwachung offener Posten

– Mahnwesen

– Vorbereitende Abstimmung mit der Steuerberatung

– Lexware Office

KUNDEN- & E-COMMERCE-OPERATIONS – professionell nach außen

– Schriftlicher Kundensupport

– Reklamations- und Beschwerdemanagement

– Betreuung von Online-Shops und Marktplätzen

– Produkt- und Angebotspflege

– Bestellabgleich und Monitoring

ZU MEINEM HINTERGRUND

Seit 2021 arbeite ich selbstständig – für Kunden aus unterschiedlichen Bereichen: digitale Unternehmen, Onlinehandel, Bau und Transport. Davor war ich sieben Jahre in der Finanzverwaltung tätig und bin ausgebildete Finanzwirtin – Rechnungen, Belege, offene Posten und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung sind für mich Alltag.

Zusätzlich bin ich zertifizierter Lexware Office Coach, mit geprüften Kenntnissen in Belegerfassung, Onlinebanking, Buchhaltungsabläufen, Kundenmanager und Schnittstellen.

Was mich an meiner Arbeit reizt: der Moment, in dem aus gewachsenem Durcheinander ein Ablauf wird, den auch andere bedienen können. Struktur ist kein Selbstzweck – sie macht ein Team handlungsfähig.

FÜR WEN ICH ARBEITE

Am besten funktioniert die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die bereits ein Team haben und digital aufgestellt sind – dort, wo gewachsene Abläufe an ihre Grenzen stoßen und jemand gebraucht wird, der einen Bereich eigenverantwortlich übernimmt statt einzelne Aufgaben abzuarbeiten.

Wenn Sie jemanden suchen, der Verantwortung übernimmt statt Anweisungen abzuwarten, passen wir gut zusammen.

MEINE ARBEITSWEISE

– Strukturiert und analytisch

– Schnelle Auffassungsgabe, kurze Einarbeitungszeit

– Eigenverantwortlich, ohne enge Führung

– Präzise und gewissenhaft

– Klare, verbindliche Kommunikation

– Loyal, verlässlich, diskret

Die Zusammenarbeit erfolgt vollständig remote und lässt sich flexibel in bestehende Team- und Unternehmensstrukturen integrieren.