Julia Gleim

Ich unterstütze Unternehmen und Projektteams als virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Projektmanagement, PMO-Unterstützung und Prozessorganisation.
Mit mehreren Jahren Erfahrung an der Schnittstelle zwischen Business, IT und Organisation sorge ich für klare Strukturen, verlässliche Abläufe und saubere Dokumentation, besonders in digitalen und komplexen Projekten.

Meine Stärke liegt darin, Ordnung in Vielschichtigkeit zu bringen: Ich koordiniere, dokumentiere, priorisiere und halte Teams arbeitsfähig. Dabei arbeite ich sowohl klassisch als auch agil, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch.

Meine Leistungen

Ich bringe Ordnung in Projekte, die zu komplex, zu voll oder zu schnell geworden sind.
Ich sorge dafür, dass nichts liegen bleibt, Entscheidungen vorbereitet sind und Teams wieder handlungsfähig werden.

• Ich entlaste Projektleitung und Teams, indem ich Aufgaben, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten strukturiere und transparent halte, damit Termine eingehalten werden und der Überblick nicht verloren geht.
• Ich halte Projekte steuerbar, indem ich Projektpläne, Statusübersichten und Auswertungen pflege und aktuell halte.
• Ich sorge dafür, dass Deadlines keine Überraschung werden, indem ich Termine aktiv nachverfolge, Risiken früh sichtbar mache und rechtzeitig nachsteuere.
• Ich sichere saubere Kommunikation, indem ich Meetings vorbereite, Ergebnisse strukturiert dokumentiere und die nächsten Schritte klar festhalte, damit nichts im Raum hängen bleibt.
• Ich mache Informationen entscheidungsfähig, indem ich Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen so aufbereite, dass Führungskräfte schnell verstehen, worum es geht und was zu tun ist.
• Ich schaffe Verlässlichkeit im Projektalltag, indem ich Prozesse, Arbeitsstände und Änderungen nachvollziehbar dokumentiere, besonders wichtig bei Übergaben, Wachstum oder wechselnden Beteiligten.
• Ich verbinde Menschen, Systeme und Erwartungen, indem ich als Schnittstelle zwischen Teams, Dienstleistern und Stakeholdern arbeite und für Klarheit statt Reibungsverluste sorge.
• Ich unterstütze Sie bei der vorbereitenden Buchhaltung, indem ich Belege strukturiere, Rechnungen prüfe und korrekt zuordne, Zahlungsstände vorbereite und Auswertungen aufbereite, damit Steuerberatung und Buchhaltung effizient, fehlerarm und ohne Nachfragen arbeiten können.

Meine Arbeitsweise

• Ich bringe Struktur in unübersichtliche Situationen, indem ich Informationen ordne, Prioritäten sichtbar mache und Aufgaben logisch aufbereite, damit Sie jederzeit wissen, wo Ihr Projekt steht.
• Ich denke lösungsorientiert, erkenne früh, wo es hakt, und schlage pragmatische Wege vor, um weiterzukommen, ohne unnötige Schleifen.
• Ich arbeite eigenständig und zuverlässig, übernehme Verantwortung für meine Aufgaben und entlaste Ihr Team spürbar.
• Ich gehe verantwortungsvoll und diskret mit sensiblen Daten um, insbesondere bei kaufmännischen, organisatorischen oder personenbezogenen Informationen. Vertraulichkeit ist für mich selbstverständlich.
• Ich kommuniziere klar, sachlich und adressatengerecht, halte Absprachen schriftlich fest und sorge dafür, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.

Mein Stundensatz richtet sich nach Aufgabenkomplexität und Verantwortung und liegt üblicherweise zwischen 65 und 85 €.