Ikram Kharis

Ikram Kharis | Virtuelle Assistenz für Backoffice, Organisation & Kundenkommunikation

Struktur im Hintergrund. Persönlichkeit in der Kommunikation. Freiraum für Dein Business.

Hey, ich bin Ikram, Gründerin von Leafy Office.

Ich unterstütze Selbstständige, kleine Teams und Unternehmen dort, wo im Tagesgeschäft oft die Zeit fehlt: im Backoffice, in der Organisation, Kundenkommunikation und bei vertriebsnahen Aufgaben.

Dabei sehe ich mich nicht einfach als „helfende Hand“, sondern als zuverlässige Ansprechpartnerin im Hintergrund, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Dinge selbstständig voranbringt.

Was ich für Dich übernehmen kann

Backoffice & administrative Assistenz
Allgemeine administrative Unterstützung
E-Mail- und Kundenkommunikation
Datenpflege und Dokumentation
Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung
Pflege von Übersichten und offenen Vorgängen
Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen
Termin- und Kalenderkoordination
Unterstützung der Geschäftsleitung

Vertriebs- & Kundenassistenz
Betreuung bestehender Kunden und Interessenten
CRM-Pflege und strukturierte Nachverfolgung
Angebotsmanagement und Follow-ups
Lead-Recherche und Qualifizierung
Vorbereitung von Vertriebsunterlagen
Koordination von Terminen und Kundenanfragen
Unterstützung bei der Strukturierung von Vertriebsprozessen

Mein Schwerpunkt liegt dabei auf einer vielseitigen Vertriebsassistenz und Kundenbetreuung – nicht auf reiner Telefonakquise oder ausschließlich telefonischem Setting.

Organisation & Projektunterstützung
Reiseplanung und -koordination,
Hotel-, Flug- und Bahnrecherche
Budgetübersichten – und planung
Event- und Terminorganisation
Koordination unterschiedlicher Ansprechpartner und Dienstleister
Strukturierung wiederkehrender Abläufe und Prozesse
Marketing & visuelle Unterstützung

E-Mail-Marketing und Newsletter
Canva Designs und Templates
Präsentationen
Social-Media-Grafiken
PDFs und Informationsmaterialien
Marketing- und Kommunikationsmaterialien

Was ich mitbringe
Mein beruflicher Hintergrund verbindet Organisation, Vertrieb, Kundenkommunikation und internationales Arbeiten.

Vor meiner Tätigkeit als Virtuelle Assistenz war ich unter anderem im B2B-Außendienst als Gebietsverkaufsleitung, im Einkauf und Office Management tätig. Außerdem habe ich einen eigenen Onlineshop aufgebaut und geführt – inklusive Kundenservice, Bestellabwicklung, Rechnungen, Reklamationen, Lieferantenkommunikation und Marketing.

Heute unterstütze ich Unternehmen remote bei administrativen und organisatorischen Prozessen, in der Reise- und Projektkoordination sowie in der Kundenkommunikation.

Durch meine verschiedenen beruflichen Stationen bin ich es gewohnt, mich schnell in neue Themen einzuarbeiten, Prioritäten selbstständig zu erkennen und nicht bei jeder Kleinigkeit auf eine Anweisung zu warten.

International & mehrsprachig
Durch meine Ausbildung und meinen internationalen Hintergrund fühle ich mich besonders in Unternehmen wohl, die über Ländergrenzen hinweg arbeiten.

Sprachen:
Deutsch · Englisch · Französisch · Arabisch
zusätzlich Grundkenntnisse Spanisch

Tools
Microsoft Office 365· Email Marketing: Brevo, ActiveCampaign· Canva · Trello · Toggl · WordPress · SAP · JTL-Wawi · ChatGPT & AI-Tools

Neue Systeme und Tools eigne ich mir schnell und selbstständig an.

Was mir in einer Zusammenarbeit wichtig ist
Ich arbeite gerne langfristig mit Menschen und Unternehmen zusammen, bei denen Vertrauen, Eigenverantwortung und eine offene Kommunikation selbstverständlich sind.

Besonders gerne unterstütze ich Unternehmen, die nachhaltig denken, gesellschaftlichen Mehrwert schaffen oder mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles bewegen.

Wenn Du jemanden suchst, der organisiert arbeitet, freundlich und professionell kommuniziert, selbstständig mitdenkt und Dir im Tagesgeschäft wirklich Arbeit abnimmt, freue ich mich darauf, Dich kennenzulernen.

Let’s talk ☕🌿