Dajana Schöneck

Du gibst ab, ich mache. Und du musst nicht hinterherfragen, wo etwas steht.

Ich bin Dajana, Diplom-Betriebswirtin und seit fast 20 Jahren in einem Betrieb für den Hintergrund verantwortlich: Personal, Finanzen, Abläufe, Dokumentation, Datenschutz, Digitalisierung. Nicht ein bisschen davon, sondern alles. Seit 2025 arbeite ich mit dieser Erfahrung für Selbstständige und kleine Teams.

Mein Schwerpunkt liegt da, wo Aufgaben immer wieder gleich anfallen und trotzdem jedes Mal Zeit kosten. Ich nehme sie dir ab und sortiere sie nebenbei so, dass sie beim nächsten Mal schneller gehen.

Das kannst du mir abgeben

Prozesse und Dokumentation

• Neue Abläufe entwickeln, nicht nur bestehende aufschreiben: wer macht was, wann, womit
• Wiederkehrende Abläufe festhalten: Checklisten, Anleitungen, Vorlagen
• Onboarding-Unterlagen für neue Kundinnen: Willkommensmappe, Fragebogen, Terminführung

Personal

• Personalabrechnung vorbereiten und mit dem Steuerbüro abstimmen
• Onboarding neuer Mitarbeitender: Unterlagen, Einarbeitungsplan, Zugänge, erste Wochen
• Offboarding: Übergabe, Zeugnis, Abmeldungen, geordneter Abschluss
• Urlaubs- und Dienstplanung, Zeiterfassung

Notion und Ablage

• Notion einrichten oder aufräumen: Aufgaben, Projekte, Kundendaten, Content, Ablage
• Bestehende Notion-Bereiche pflegen und aktuell halten
• Informationen aus E-Mails, Tabellen und Ordnern an einen Ort bringen

Backoffice

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungen schreiben und prüfen (Lexware)
• Angebote, Verträge und Unterlagen ablegen und wiederfindbar machen

KI, Automatisierung und eigene Tools

• Wiederkehrende Aufgaben mit ChatGPT, Claude und Notion-Automationen abnehmen
• Texte und Unterlagen vorbereiten, zusammenfassen, aufbereiten
• Kleine Web-Apps und interaktive Tools bauen und aufsetzen: Rechner, Selbstchecks, Fragebögen, vom Entwurf bis zum Livegang

So kannst du mit mir arbeiten

Projektweise, wenn etwas einmal aufgebaut oder aufgeräumt werden soll. Oder laufend mit einem festen Stundenkontingent im Monat, wenn du jemanden brauchst, der die Dinge im Blick behält. Beides ortsunabhängig, beides mit klarer Absprache, was wann fertig ist.

Warum du dich darauf verlassen kannst

In einem Betrieb mit fünf Mitarbeitenden verantworte ich seit Jahren die Personalführung, die kaufmännische Abwicklung und das Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001. Vom Einstellungsgespräch über die Abrechnung bis zum Zeugnis. Das QM-System habe ich selbst aufgebaut und seit 2012 durch jede Zertifizierung geführt. Ich weiß also, wie man etwas sauber dokumentiert, und ich weiß, wie man es am Leben hält, wenn der Alltag dazwischenkommt.

Vertraulichkeit ist bei mir kein Zusatz, sondern zwanzig Jahre Berufsalltag. Ich war Datenschutzbeauftragte und arbeite täglich mit sensiblen Personal- und Kundendaten.

Wie ich arbeite

Ruhig, verbindlich, mitdenkend. Ich frage lieber einmal nach, als etwas zu raten. Was ich einmal gemacht habe, halte ich so fest, dass es beim nächsten Mal schneller geht, auch wenn es jemand anderes übernimmt.

Mehr über mich: shine-as-you-are.de