Für viele Unternehmen ist es nahezu unvorstellbar, mit Freelancern vollständig virtuell, remote bzw. digital zu arbeiten. Für sie ist ein hybrides Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter nur tageweise im Homeoffice arbeiten und ansonsten vor Ort im Unternehmen, das Äußerste der Gefühle. Besonders wichtig ist ihnen dabei, dass regelmäßige Teammeetings stattfinden und so ein Wir-Gefühl unter den Mitarbeitern entsteht. Dies ist insbesondere bei Unternehmen der Fall, die selbst noch nicht vollständig digital oder remote arbeiten und daher umso mehr der Meinung sind, eine virtuelle Zusammenarbeit unter diesen Voraussetzungen wäre unmöglich.
In diesem Artikel möchten wir anhand von drei Punkten näher darauf eingehen, wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit aussieht oder aussehen kann. Dabei soll es nicht darum gehen, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen oder dass ein Unternehmen komplett digital aufgestellt werden muss – vielmehr präsentieren wir die tatsächlichen Möglichkeiten der Umsetzung, durch welche die Zusammenarbeit gelingt.
Dazu sei gesagt, dass jedes Unternehmen mit virtuellen Assistenten und Freelancern arbeiten kann, sofern im Vorfeld einige Maßnahmen umgesetzt wurden. Mehr zu diesem Thema haben wir unter diesem Link zusammengefasst.
Nun werden wir die drei wichtigsten Punkte zum Ablauf einer virtuellen Zusammenarbeit vorstellen.
Der Onboarding-Prozess
Mitarbeiter werden in der Regel im Rahmen eines Onboarding-Prozesses an ihre neuen Aufgaben herangeführt und dabei auch dem restlichen Team vorgestellt. In diesem Zuge werden ihnen ihr Arbeitsplatz, ihre Arbeitsmittel und die üblichen Prozesse vorgestellt, mit denen das Unternehmen arbeitet. Genau das erfolgt auch bei der Einarbeitung eines Freelancers oder virtuellen Assistenten. Auch wenn dieser nicht vor Ort ist, kann problemlos und sollte auch immer ein ausführliches Onboarding durchgeführt werden.
Möglich ist beispielsweise die Vorstellung aller Ansprechpartner und Teamkollegen über Videocalls, in denen gleichzeitig jegliche Arbeitsprozesse im Detail erklärt werden. Auch die zukünftigen Aufgaben werden bei einer virtuellen Zusammenarbeit ganz gewöhnlich zum Beispiel über Präsentationen, während einer Online-Konferenz besprochen. Hierfür können selbstverständlich bedenkenlos auch mehrere Termine vereinbart werden, denn das Onboarding muss nicht an einem Tag vollzogen werden.
Für Auftraggeber ist an dieser Stelle wichtig zu wissen, dass ein Freelancer bereits Erfahrung mit Videocalls und dem digitalen Zusammenarbeiten hat und das Unternehmen daher keine besondere Vorarbeit in dieser Hinsicht leisten muss. In vielen Situationen, beispielsweise bei einmalig erteilten Aufträgen oder kurzen Projekten, könnte die Kommunikation sogar rein über Telefonate oder E-Mails stattfinden. Freelancer und Auftraggeber können sich hier ganz nach Belieben organisieren.
Das gilt auch dafür, wie untereinander Daten ausgetauscht werden. Besitzt das Unternehmen eigene Systeme, kann dem Freelancer ein eigener Zugang eingerichtet werden. Andernfalls können Dateien und Dokumente auch über Tools wie Google Drive oder Dropbox geteilt werden. Dies kann einfach während des Onboardings vereinbart werden.
Ein Muss ist es in dieser ersten Zeit immer, die Ziele und Erwartungen beider Parteien festzulegen, damit sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer von Anfang an wissen, worauf es ankommt. So wird letztlich der Onboarding-Prozess, unabhängig davon, wie er abläuft, ein Erfolg.
Regelmäßige Teammeetings
Videocalls oder auch Telefonate gehören zur Arbeit eines Freelancers oder virtuellen Assistenten dazu – darauf basiert die gesamte Zusammenarbeit. Der regelmäßige Austausch ermöglicht ganz grundsätzlich herauszufinden, woran der Freelancer gerade arbeitet, neue Aufgaben zu erteilen oder auch offene Fragen zu klären. Diese Termine können nach Absprache täglich, wöchentlich oder gegebenenfalls auch kurzfristig stattfinden. Sie sollten im Idealfall aber fest vereinbart werden, um den regelmäßigen Austausch nicht zu vernachlässigen.
Über welche Plattformen die Anrufe durchgeführt werden, ist dabei üblicherweise völlig irrelevant und kann individuell gehandhabt werden. Bekannt sind hier zum Beispiel Skype, Google Meet, Zoom und Teams. Auch bei Meetings des Teams vor Ort ist es ohne Probleme machbar, den Freelancer hinzuzuschalten, damit dieser mithören und mit den Kollegen vor Ort sprechen kann. Auf diese Weise ergänzt der Freelancer schnell das Teams und kann mit allen Mitgliedern kommunizieren. Zusätzlich findet dann üblicherweise auch noch der Austausch über E-Mails und Telefonate statt, wenn nötig.
Für ein Unternehmen bedarf es für diese Meetings keiner umfassenden Umrüstung: Videocalls sind jederzeit über das Internet möglich.
Der Einsatz von Kommunikations- und Projektmanagementtools
Neben Plattformen für Video-Konferenzen oder Filesharing können für die anderweitige Kommunikation mit dem Team diverse Tools verwendet werden, die ebenfalls ganz simpel über das Internet bereitgestellt werden. Bei vielen davon ist die Möglichkeit für Videocalls sogar inklusive, sodass alles über eine Plattform stattfinden kann. Wird dies aber nicht benötigt, kann darüber auch nur in Echtzeit gechattet werden. Zudem können dort Dateien ausgetauscht werden.
Beispiele für diese Kommunikationstools sind Slack oder die bereits aufgezählten Plattformen wie GoogleMeet, Skype und Zoom und vor allen Dingen Microsoft Teams.
In Projektmanagementtools wie Asana, Trello, monday oder Todoist lassen sich zu guter Letzt Aufgaben verteilen, auf die mehrere Teammitglieder gleichzeitig zugreifen und bei denen sie auch den Bearbeitungsstatus aktualisieren können. Mit diesen weiß jeder, der an einem Projekt beteiligt ist, was aktuell zu tun ist und was welches Mitglied des Teams gerade bearbeitet. Zudem können Dateien hochgeladen werden, um sie anderen zur Verfügung zu stellen, und Kommentare hinterlassen werden, auf die diese reagieren können.
All die genannten Tools bieten sich sowohl zur synchronen als auch zur asynchronen Kommunikation sowie zum Datenaustausch mit dem Team an und sorgen für das Gelingen der digitalen Zusammenarbeit.
Fazit
Es ist für Unternehmen keinesfalls nötig, auf einen Schlag auf digitale Prozesse umzurüsten, wenn eine Remote-Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten oder Freelancern angestrebt wird. Es reicht bereits aus, mit einigen simplen Tools zu arbeiten, über die online kommuniziert und Daten geteilt werden können. Aufgrund der Erfahrung von Freelancern besteht zudem die Möglichkeit, sich von diesen einweisen zu lassen, und letztlich ergibt sich die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit in der Regel ohnehin einfach mit der Zeit. Über Videocalls ist es heute des Weiteren problemlos möglich, ein Team vor Ort mit Virtuellen Assistenten oder Freelancern zusammenzubringen und so über kurz oder lang ein Wir-Gefühl zu erzeugen.
