Die Buchhaltung gehört klassischerweise zu den Aufgaben, die Einzelunternehmer und Unternehmen im Allgemeinen nicht besonders gerne machen oder zu der es an Wissen fehlt. Das ist auch vollkommen in Ordnung! Und dennoch ist es unvermeidbar, mindestens einmal im Monat Rechnungen zu bezahlen und zu erstellen sowie sonstige Buchungen vorzunehmen. Es ist wichtig, sich zu Beginn der Selbstständigkeit wenigstens ein Grundwissen anzueignen, um einige Vorgänge selbst abschließen zu können. Bei Bedarf entlastet es schließlich aber ungemein, sich Unterstützung zur Seite zur holen – mental wie auch für das Arbeitsaufkommen selbst.
In diesem Artikel gehen wir auf die üblichen Irrglauben im Zusammenhang mit der Buchhaltung ein und widerlegen diese. Zudem erklären wir, weshalb es sogar Sinn macht, die Buchhaltung durch eine virtuelle Assistenz erledigen zu lassen, die, anders als man selbst, daran sogar Spaß hat.
Irrglaube Nummer 1: Buchhaltung kostet viel Geld
Tatsächlich kann die Buchhaltung teuer sein, sofern man diese zum großen Teil von einem Steuerberater machen lässt. Dieser berechnet jedoch grundsätzlich ein deutlich höheres Honorar als jeder Mitarbeiter und jeder Freelancer. Somit ist es empfehlenswert, die operative Arbeit an eine qualifizierte virtuelle Assistenz zu übergeben, die in diesem Bereich ausgebildet und erfahren ist und sogar Spaß an dieser Tätigkeit hat. In diesem Zuge sinken die Kosten für einen Steuerberater, der schließlich nur noch die Umsatzsteuervoranmeldungen erledigt.
Es gibt somit keinen Grund, vor zusätzlichen Kosten zurückzuschrecken, denn im Endeffekt spart man einen Teil davon sogar ein. Dabei muss auch immer bedacht werden, dass ebenfalls Kosten anfallen, wenn man die Buchhaltung selbst macht: Schließlich investiert man darin Zeit, die auch sehr viel wert ist!
Irrglaube Nummer 2: Buchhaltung raubt nur Zeit
Je nachdem, wie viele Buchungen anfallen, kann die Buchhaltung neben dem Alltagsgeschäft sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Und noch schlimmer: Es bleibt sogar weniger Zeit für die Aufgaben, die man eigentlich gerne macht! Insbesondere dann, wenn man sich nicht auskennt, muss man sich meist sehr viel länger mit der Buchhaltung beschäftigen als gewöhnlich. Das ist nicht nötig!
Stattdessen kann man diese nämlich jemandem anvertrauen, der sich mit viel Leidenschaft und Expertise sämtlichen operativen Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung hingibt. Eine virtuelle Assistenz ist dann schneller fertig als man sich vorstellen kann, und erledigt darüber hinaus alles zur vollsten Zufriedenheit.
Irrglaube Nummer 3: Virtuelle Assistenten übernehmen keine Buchhaltung
Tatsächlich glauben viele Auftraggeber, dass kein virtueller Assistent Buchhaltung als Dienstleistung anbietet. Das ist jedoch ein Trugschluss: Viele VA spezialisieren sich sogar auf die vorbereitende oder sogar die vollständige Buchhaltung und sortieren sowie kontieren leidenschaftlich gerne Belege, erfassen entsprechende Vorgänge und sammeln Daten für die Unterlagen, die an den Steuerberater weitergereicht werden.
Weiterhin schreiben VAs, sofern sie dazu befugt sind, auch Angebote, erstellen Rechnungen, Mahnungen und Reisekostenabrechnungen, überwachen den Zahlungsverkehr sowie optimieren Prozesse. Durch ihre digitale Arbeitsweise sind sie darauf spezialisiert, sämtliche Vorgänge so effizient wie nur möglich durchzuführen. Sie kennen in der Regel mehrere Buchhaltungstools oder eignen sich das Wissen zu diesen an und arbeiten selbstverständlich DSGVO-konform.
In diesem Zusammenhang muss natürlich unterschieden werden zwischen normaler und vorbereitender Buchhaltung: Während letzteres im Grunde von jeder VA übernommen werden kann, die in diesem Bereich Erfahrung hat, sieht dies bei der normalen Buchhaltung anders aus. Diese darf nur an gelernte Steuerfachangestellte oder Bürokaufleute mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in der Buchhaltung übergeben werden. Sind diese Qualifikationen gegeben, darf die Buchhaltung vollständig eingerichtet sowie die Bilanzierung und Umsatzsteuervoranmeldung durchgeführt werden.
Glücklicherweise gibt es aber von beiden dieser Gruppen eine Vielzahl von virtueller Assistenten, sodass Auftraggeber jederzeit qualifizierte Unterstützung in Anspruch nehmen und sich so nicht länger mit der Buchhaltung herumquälen müssen.
Warum eine virtuelle Assistentin für die Buchhaltung?
Und warum sollte man nun eine virtuelle Assistentin zu Rate ziehen und keinen Mitarbeiter anstellen?
Es müssen stets nur die geleisteten Stunden bezahlt werden, nicht aber Lohnnebenkosten oder andere Kosten für Krankheit, Urlaub oder Arbeitsmittel. Zudem muss kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, sodass auch keine Ausgaben in dieser Hinsicht anfallen. Und da virtuelle Assistenten digital, d.h. nicht direkt beim Auftraggeber vor Ort, arbeiten, wird das Büro und die Buchhaltung gleich noch auf papierarme Art und Weise umgerüstet.
Nicht zu vergessen ist zudem, dass sich virtuelle Assistenten in jede neue Aufgabe binnen kürzester Zeit einarbeiten können und dabei jede Menge Spaß haben. Das macht das Arbeiten mit VA in jedem Bereich äußerst angenehm und effizient.
Fazit
Buchhaltung muss weder weh tun noch zeit- oder kostenaufwendig sein! Virtuelle Assistenten nehmen jedem, der sich selbst nicht auskennt und keine Zeit dafür hat oder aufwenden möchte, diese lästige und ungeliebte Arbeit ab. Denn für sie entspricht Buchhaltung einer Leidenschaft, weswegen sie dafür bestens ausgebildet und sehr erfahren sind. Welche Aufgaben eine VA im Detail tatsächlich übernehmen darf, ist wie erwähnt abhängig von ihrer Qualifikation und dem gesetzten Leistungsschwerpunkt.
