Kerstin Becker

Als selbstständige Assistenz unterstütze ich Unternehmer:innen, kleine und mittelständische Unternehmen, Berater:innen sowie Praxen dabei, ihre operativen Abläufe strukturiert, zuverlässig und effizient zu organisieren.

Mein Fokus liegt auf der Entlastung im Backoffice, der Steuerung administrativer Prozesse sowie der strukturierten Unterstützung in Projekten, Organisation und compliance-nahen Themen.

Ich bringe einen juristischen Hintergrund (Bachelor of Laws in Wirtschaftsrecht), über 20 Jahre Industrie- und Konzernerfahrung sowie neun Jahre Führungserfahrung als Meisterin in der Produktion mit Personalverantwortung mit.

Diese Kombination ermöglicht mir, nicht nur operative Aufgaben zu übernehmen, sondern Prozesse zu verstehen, Schnittstellen zu koordinieren und Abläufe so zu strukturieren, dass sie langfristig funktionieren.

Ich arbeite mit einem klaren Blick für Prioritäten, Verantwortung und Zusammenhänge – mit dem Ziel, mehr Struktur, Verlässlichkeit und Ruhe in den Arbeitsalltag meiner Kund:innen zu bringen.

Ich arbeite nicht als klassische virtuelle Assistenz, sondern als operative Struktur- und Prozessunterstützung im Hintergrund Ihrer Organisation.

Leistungsangebot
1. Backoffice & operative Organisation
– E-Mail- und Terminmanagement
– Kalender- und Reiseorganisation
– Strukturierung digitaler Ablagen und Dokumentensysteme
– CRM-Pflege und Datenorganisation
– Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
– Fristen-, Aufgaben- und Termintracking

2. Finanznahe Administration & vorbereitende Buchhaltung
– Aufbereitung von Belegen für Steuerberatung (Lexware)
– Rechnungsstellung und Angebotsmanagement
– Nachverfolgung offener Posten und Zahlungseingänge
– Mahnwesen und Forderungsmanagement
– Reisekosten- und Spesenabrechnungen

3. Kundenkommunikation & Korrespondenz
– Schriftliche und telefonische Kommunikation (DE/EN nach Absprache)
– Bearbeitung von Kundenanfragen
– Beschwerde- und Eskalationsmanagement
– Pflege von Kundendaten und Verteilerlisten
– Versand von Informationen und organisatorischen Updates

4. Projekt- & Prozessunterstützung
– Projektplanung und Aufgabenkoordination
– Meeting-Organisation und Nachbereitung
– Protokolle und Aktionslisten
– Follow-up- und Tracking-Systeme
– Unterstützung im PMO-Umfeld (Projektsteuerung im Hintergrund)
– Aufbau und Optimierung wiederkehrender Prozesse

5. Dokumentation & Strukturaufbau
– Erstellung von Arbeitsanweisungen
– Prozessdokumentation
– KPI- und Statusreporting
– Checklisten und Vorlagen
– Dokumentation von Unternehmenswissen

6. Compliance- & Organisationssupport (nicht rechtsberatend)
– Strukturierung von Compliance-Dokumentation
– Unterstützung bei Audit-Vorbereitung
– KYC-Dokumentation
– Fristen- und Dokumentenüberwachung
– Risikoübersichten und Management-Reports
– Geschäftspartner-Vorprüfungen
– Unterstützung bei internen Schulungen

7. Vertrags- & Dokumentenmanagement (keine Rechtsberatung)
– Strukturierung und Verwaltung von Vertragsunterlagen
– Erstprüfung auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten
– Fristenmanagement und Vertragsübersichten
– Erstellung von Checklisten und Vorlagen

8. HR- & Personaladministration
– Stellenausschreibungen und Bewerbungskoordination
– Terminorganisation im Bewerbungsprozess
– Kommunikation mit Bewerber:innen
– Pflege von Personalunterlagen
– Organisation von Schulungen und Weiterbildungen

9. Branchennahe Unterstützung
– Termin- und Buchungsorganisation
– Datenerfassung und Pflege
– Strukturierung von Abläufen und Routinen
– Vor- und Nachbereitung von Kunden-/Patientenkontakten
– Follow-up- und Erinnerungsmanagement

Je nach Umfang der Tätigkeit veranschlage ich einen Stundensatz zwischen 36 € und 85 € inkl. Mehrwertsteuer, abhängig von Aufgabenbereich, Komplexität und Verantwortungsgrad.

Ich stehe aktuell in einem festen Anstellungsverhältnis. Aus diesem Grund ist eine Zusammenarbeit nicht mit jedem Unternehmen möglich, da mögliche Interessenkonflikte sorgfältig geprüft und ausgeschlossen werden müssen. Das klärt sich jedoch in einem offenen und transparenten Gespräch im Vorfeld jeder Zusammenarbeit.

Erzählen Sie mir gerne mehr über Ihr Unternehmen und Ihren konkreten Bedarf – ich schaue dann, ob und in welchem Umfang ich Sie unterstützen kann. Vielleicht gibt es weiteren Bedarf, den ich hier noch nicht aufgelistet habe 🙂

Gerne können Sie mir dazu einfach eine E-Mail auf Kerstin.becker.beratung@gmail.com schreiben.