Julia Gleim

Ich unterstütze Unternehmen und Projektteams als virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Projektmanagement, PMO-Unterstützung und Prozessorganisation.
Mit mehreren Jahren Erfahrung an der Schnittstelle zwischen Business, IT und Organisation sorge ich für klare Strukturen, verlässliche Abläufe und saubere Dokumentation, besonders in digitalen und komplexen Projekten.

Meine Stärke liegt darin, Ordnung in Vielschichtigkeit zu bringen: Ich koordiniere, dokumentiere, priorisiere und halte Teams arbeitsfähig. Dabei arbeite ich sowohl klassisch als auch agil, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch.

Meine Leistungen

• Entlastung von Projektleitung und Teams durch Strukturierung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten
• Pflege von Projektplänen, Statusübersichten und Auswertungen, damit Entscheidungen fundiert getroffen werden können
• Aktives Termin- und Fristenmanagement, um Risiken früh sichtbar zu machen und Deadlines verlässlich einzuhalten
• Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung von Meetings: klar, strukturiert und nachvollziehbar
• Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen für Management und Stakeholder
• Saubere Dokumentation von Prozessen, Arbeitsständen und Änderungen, besonders wichtig bei Übergaben, Wachstum oder wechselnden Beteiligten
• Schnittstellenarbeit zwischen Teams, Dienstleistern und Stakeholdern, um Reibungsverluste zu reduzieren
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Belegorganisation, Rechnungsprüfung, Zahlungsübersichten, Auswertungen)

Meine Arbeitsweise

• Ich bringe Struktur in unübersichtliche Situationen, indem ich Informationen ordne, Prioritäten sichtbar mache und Aufgaben logisch aufbereite.
• Ich denke lösungsorientiert, erkenne früh, wo es hakt, und schlage pragmatische Wege vor, um weiterzukommen.
• Ich arbeite eigenständig und zuverlässig, übernehme Verantwortung für meine Aufgaben und entlaste Sie spürbar.
• Ich gehe verantwortungsvoll und diskret mit sensiblen Daten um, insbesondere bei kaufmännischen, organisatorischen oder personenbezogenen Informationen. Vertraulichkeit ist für mich selbstverständlich.
• Ich kommuniziere klar, sachlich und adressatengerecht, halte Absprachen schriftlich fest und sorge dafür, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.

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Homepage: https://gleim-schlarb.gmbh/ueber-julia-gleim/
Linedin: www.linkedin.com/in/julia-gleim