Silke Weißen
Über mich
Als Virtuelle Assistentin mit den Schwerpunkten Organisation, Backoffice, Korrespondenz und Social Media Content unterstütze ich Unternehmer:innen und Selbstständige dabei, ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Meine Aufgaben umfassen u. a. Terminplanung, E-Mail-Management, Dokumentenverwaltung sowie die professionelle geschäftliche Korrespondenz. Zusätzlich übernehme ich die Erstellung und Planung von Social-Media-Beiträgen, um die Online-Präsenz meiner Kund:innen zu stärken.
Ich arbeite strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert. Ordnung zu schaffen und Prozesse zu erleichtern bereitet mir Freude. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während ich den organisatorischen Rückhalt liefere.
Wenn Sie eine vertrauensvolle und engagierte Unterstützung suchen, freue ich mich darauf, Sie bald kennenzulernen.
Arbeit & Erfahrung
Facharztpraxis 02/01/2022 - 12/31/2023
Sekretärin
• Selbstständige Erstellung von Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung • Digitalisierung und strukturierte Ablage von Patienten- und Verwaltungsunterlagen • Persönliche und telefonische Betreuung von Patient:innen sowie Koordination von Terminen • Eigenverantwortliches Beschwerdemanagement und lösungsorientierte Kommunikation • Pflege und Verwaltung des Archivs sowie zuverlässige Datenerfassung und -pflege • Organisation und Steuerung des täglichen Praxisablaufs • Betreuung des Empfangsbereichs inkl. Anmeldung und Patientenaufnahme • Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen und Versicherungen • Erstellung medizinischer Dokumente und Arztbriefe, u.a. nach Phonodiktat • Unterstützung im Personalmanagement, z.B. bei Urlaubsplanung und Zeiterfassung • Gestaltung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen zur Personalgewinnung
Entsorgungsbetrieb 04/01/2024 - 08/31/2025
Büroleitung
• Erstellung von Rechnungen sowie Verwaltung des Mahnwesens • Verantwortung für die vorbereitende Buchhaltung inklusive Beleg- und Dokumentenmanagement • Betreuung der Kund:innen – telefonisch, schriftlich, persönlich • Selbstständige Bearbeitung und Abwicklung von Reklamationen • Umsetzung und Pflege digitaler Arbeitsprozesse und Archivierungssysteme • Eigenverantwortliche Datenerfassung, -pflege und -verwaltung • Gesamte Büroorganisation inklusive Terminmanagement, Schriftverkehr und Ablagestruktur • Eigenständige Entwicklung und Umsetzung von Werbemitteln für Print, Digital und Außenwerbung
Betreuungsdienstleister 04/01/2020 - 09/30/2021
Bürokraft
• Beratung zu Entlastungsleistungen (§45b SGB XI) • Beschwerdemanagement • Einarbeitung neuer Mitarbeitender & Zusammenarbeit mit Angehörigen/Pflegediensten
