Gabriela Sebastianko
Über mich
Dein Business – mein Management
Für Unternehmer, die nicht mehr alles selbst machen wollen
„Von Projektmanagement bis Kundenbeziehungen – ich halte die Fäden zusammen, während du deine Rolle als Stratege lebst.“
Du bist Unternehmer.
Du führst. Du trägst Verantwortung.
Aber:
🕒 56 % der Unternehmer verlieren laut Studien jede Woche über 10 Stunden mit operativen Aufgaben, die sie eigentlich delegieren sollten.
👉 Zeit, die du für Vision, Strategie und Innovation brauchst.
Hier komme ich ins Spiel.
Ich bin Gabriela Sebastianko – Diplom-Verwaltungsbetriebswirtin & Projektmanagerin mit über 20 Jahren Erfahrung in Verwaltung, Business, Change-Management & Kundenbeziehungen.
Als deine rechte Hand übernehme ich das operative Management – damit du wieder gestalten kannst statt verwalten.
✅ Was ich dir abnehme: Klar. Strukturiert. Verlässlich.
🔹 Projektmanagement
Planung, Koordination & Umsetzung
Deadlines, Budgets & Ressourcen im Griff
Reibungslose Abläufe, messbare Ergebnisse
🔹 Prozesssteuerung & Optimierung
Aufbau effizienter Abläufe
Einführung neuer Strukturen
Begleitung in Change-Prozessen
💡 Laut McKinsey steigert Prozessoptimierung die Produktivität um bis zu 30 %.
🔹 Kommunikation & Schnittstellenkoordination
Team, Kunden, Behörden, Dienstleister
Ich sorge dafür, dass nichts verloren geht
Klare Infos. Kurze Wege. Geringere Reibungsverluste.
🔹 Kundenmanagement
Aufbau starker Kundenbeziehungen
Klare, empathische Kommunikation
Kundenbindung statt Kundenverlust
🔁 Bestandkundenpflege kostet 5x weniger als Neukundengewinnung.
🔹 Behördenkommunikation & Fördermittel
Antragstellung, Verwaltungskram & Co.
Ich halte dir den Rücken frei – unkompliziert & fristgerecht
🚀 Dein Gewinn
✨ Mehr Zeit
Für Strategie, Vision, Innovation
Statt operativem Kleinkram
✨ Weniger Stress
Weil du Verantwortung abgibst, ohne Kontrolle zu verlieren
✨ Mehr Struktur & Klarheit
In Prozessen, Zuständigkeiten, Kommunikation
✨ Ein starkes Team im Hintergrund
Du bist nicht mehr allein – ich denke mit, handle vorausschauend, löse Probleme bevor sie entstehen
💡 Was mich besonders macht
Verwaltungs-Know-how + Business-Kompetenz
Verwaltung, Projektsteuerung & Vertriebsverständnis – die perfekte Mischung für Umsetzer, keine Theoretiker
💬 Klar & empathisch in der Kommunikation
Ich arbeite mit Menschen, nicht nur mit Aufgaben
Empathie trifft auf Effizienz
💪 Resilient & belastbar
Coaching, Persönlichkeitsentwicklung & Yoga haben mir beigebracht:
Ruhe bewahren, auch wenn es brennt.
✅ Kurz gesagt:
Ich bin die Frau im Hintergrund, die mitdenkt, mitzieht und für dich mitverantwortet – damit du dich voll auf dein Wachstum fokussieren kannst.
📞 Bereit, Verantwortung abzugeben?
Wenn du ein gesetztes Unternehmen führst und dich wieder auf die großen Hebel deines Businesses konzentrieren willst,
dann lass uns sprechen.
👉 Vereinbare ein unverbindliches Gespräch – und finde heraus, wie ich dich entlaste, strukturiere und mit dir dein Unternehmen aufs nächste Level bringe.
Bildung
Scrum.org 4-5 Januar 2023
Professional Scrum Master Training
Professional Scrum Master Training absolviert – ohne Zertifizierung
FH für öffentliche Verwaltung Köln 2001
Dipl. Verwaltungsbetriebswirtin
Way Akademie 2024
Hatha I Vinyassa Yoga Teacher (300h)
Berufsfachschule für Ganzheitskosmetik Traute die Lorenz Köln 2006
Cidesco Fachkosmetikerin
Arbeit & Erfahrung
PS. food&lifestyle GmbH seit 20/03/2023
Customer Relationship Management, Backoffice & Vertrieb
Customer Relationship Managerin, Backoffice inkl. Rechnungswesen, Debitorenbuchhaltung, vorbereitende Buchhaltung, Vertrieb und diverses für PS.food&lifestyle GmbH
VA für einen Scrum Coach 01/08/2022 - 30/04/2023
Executive Virtual Assistant
Stadt Leverkusen 02/01/2020 - 28/02/2023
Sachbearbeitung Schulbetreuung & Stellv. Sachgebietsleiterin
Zentrale Anlaufstelle für Schulen. Planung, Vorbereitung und Begleitung von Neu-/Umbau und Sanierungen von Schulraum sowie der erforderlichen Innenausstattungen und aller notwendigen Medien in Abstimmung mit anderen Fachbereichen sowie den schulischen Nutzern. Organisation von Schulumzügen. Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Sachgebiet Gebäudewirtschaft, gemeinsame Schulbegehungen sowie regelmäßige JourFix Besprechungen zu technischen Themen (z.B. Betriebsmittelprüfungen etc.). Beschaffungsprozesse, Bereitstellung von Lehr- und Unterrichtsmitteln sowie von Schuleinrichtungen. Planung und Durchführung von Vergabeverfahren im Rahmen der Schulträgeraufgaben. Arbeitgeberpflichten im Arbeitsschutz im Sachgebiet wahrnehmen, Gefährdungs- beurteilungen aktualisieren und Unterweisungen durchführen. Beaufsichtigung und Begleitung des präventiven Brandschutzes an Schulen sowie die Wahrnehmung von Aufgaben der Schulsicherheit im Rahmen der Aufsichtspflicht als Schulträger.
Bundesamt für Logistik & Mobilität 15/02/2017 - 31/12/2019
Arbeitsschutz Koordinatorin
Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS) in der Dienststelle begleiten, die Organisation des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit zentral koordinieren. Kommunikation und Informationsaustausch mit der Behördenleitung, der FASi, Betriebsärzten, Sicherheitsbeauftragten, Personalrat, anderen AMS- Koordinatoren, Behörden, Arbeitsgruppen sowie Beauftragten. Mitarbeit in Arbeitsgruppen des BMVI zum Thema Arbeitsschutzmanagement. Initiierung, Teilnahme und Organisation von Begehungen/Besprechungen mit dem Schwerpunkt Arbeitssicherheit und Organisation. Initiierung, Organisation und Kontrolle der wiederkehrenden Gefährdungsbeurteilungen, Mängelbeseitigungen und jährlichen Unterweisungen. Erstellen von Jahresberichten. Initiierung, Teilnahme und Organisation der vierteljährlichen ASA Sitzungen. Initiierung und Organisation der Ersthelferausbildungen, Grippeschutzimpfungen sowie der Ausbildung von Sicherheitsbeauftragten in der Dienststelle. Erstellung von Betriebsanweisungen. System Administration und IT Schulungen des Software-Programms Handlungshilfe.
Portfolio
